Wiki, to není jen známá internetová encyklopedie, ale také označení pro weby nalézající čím dál větší uplatnění i ve firmách jako nástroj pro komunikaci a efektivní sdílení informací. V článku si podrobně popíšeme jejich vlastnosti a způsoby využití, opomenuty samozřejmě nezůstanou ani výhody a nevýhody jejich nasazení. Možná zjistíte, že něco podobného ve vaší firmě už dlouho hledáte, poradíme proto i s výběrem vhodného softwaru a přidáme několik osvědčených rad pro hladký provoz.
Psal se rok 1995, když americký programátor Howard Cunningham stvořil první WikiWikiWeb – Portland Pattern Repository. Tato znalostní databáze o softwarovém inženýrství funguje dodnes a podle mnohých je to jediný web, který se smí označovat jako Wiki s velkým „W“. Toto označení vymyslel Cunnigham na základě své první návštěvy Havajských ostrovů, kde nesou název Wiki-Wiki autobusy jezdící na letišti v Honolulu. V havajštině znamená výraz wiki rychle a Cunningham tak chtěl podle svých slov zdůraznit v názvu jeho vynálezu jednu z hlavních vlastností – rychlou editaci.
Co je wiki?
Jako wiki tedy označujeme soubor webových dokumentů nebo spíše celé weby (přeneseně i softwarové nástroje k jejich tvorbě), založené na možnosti rychlé a snadné editace obsahu přímo jednotlivými uživateli – jedná se o jasnou součást dnes tolik omílaného Web 2.0. Tato základní vlastnost dává wiki dokumentům zcela nový rozměr – otevírá se obrovský prostor pro sdílení informací, myšlenek, znalostí a zkušeností.
Na rozdíl od nepřehledných internetových diskuzí navíc může každý nejen přidávat texty vlastní, ale i upravovat informace stávající, ve kterých objeví chybné údaje nebo třeba gramatické chyby. Stejně tak může uživatel upravovat text za účelem doplnění aktuálních informací nebo zvýšení čtivosti a zlepšení uspořádanosti textu.
Studnice znalostí i prvek komunikace
Možná už vám vrtá hlavou, v jakých firmách a kdy je wiki užitečným prvkem, a ve kterých případech je naopak lepší přemýšlet o jiných řešeních. Abychom však mohli na tuto otázku nalézt dostatečně vyčerpávající odpověď, nejdříve si stručně shrneme, k čemu všemu mohou wiki systémy sloužit. Ač se to totiž nezdá a mnozí si nedovedou představit wiki jinde než ve Wikipedii, způsoby jejich využití jsou poměrně široké. Je však jasné, že v různých společnostech naleznou wiki odlišné uplatnění odpovídající specifickým požadavkům dané firmy, proto si vyjmenujeme jen základní možnosti jejich nasazení.
V prvé řadě jsou wiki systémy používány jako komplexní databáze znalostí – ve firmách nejčastěji jako firemní manuály či dokumentace. Jednotliví zaměstnanci tak mohou například přeformulovat často strohé a nejednoznačné informace pro své kolegy a doplnit je o vlastní zkušenosti a tipy. Podobně je možné wiki využívat i k projednávání firemních změn a nových projektů nebo problémů, které se vyskytly. Zaměstnanci mají v takovém případě možnost napomoci chodu firmy vlastními nápady a inovacemi, k jejichž vyjádření by jinak prostor vůbec nedostali (třeba jen z toho prostého důvodu, že by se od nich neočekávaly myšlenky týkající se úplně jiného oddělení firmy).
Jednou z možností je i nasazení wiki systémů jako komunikačního prvku mezi firmou a jejími zaměstnanci, partnery a zákazníky. Tímto řešením může firma často velmi patrně zrychlit a zkvalitnit reakce na požadavky partnerů a zákazníků a dosáhnout nejen jejich větší spokojenosti, ale také zlepšení vlastní produktivity a celkové efektivity provozu. Asi poslední zásadní využití pak wiki nalézají v editačních systémech pro internetové stránky (náhrada CMS systémů). Velkou výhodou wiki je totiž v tomto případě především možnost vkládání informací ve formě čistého textu, nikoliv formou HTML, jak tomu často bývá v uživatelsky složitých CMS systémech. Ve wiki probíhá převod automatizovaně a uživatel se tak může plně soustředit pouze na obsahovou stránku.
Wiki do každé firmy?
V mnoha firmách konají wiki systémy (ve větší či menší míře) všechny zmíněné funkce a plně nahrazují statický firemní intranet. Tím, že pomáhají k nalezení jednodušších a efektivnějších řešení v rámci firmy, se díky nim v některých případech podaří zcela vyhnout poradenským firmám. Nepoužívají se zdaleka jen ve firmách spojených s IT, ale celkově ve všech průmyslových oborech, o čemž svědčí jejich nasazení v celosvětově známých korporacích, jako jsou Coca-Cola nebo DisneyStudios.
Nedá se však říci, že by se wiki hodily kamkoliv. Ve firmě s osmi zaměstnanci obývajícími dvě kanceláře bude jejich využití jako prvku pro výměnu informací prakticky nesmyslným krokem. Přinejmenším spekulovat by se ale dalo o využití wiki jako nástroje k práci na společném projektu, například dokumentu. V tomto případě by však mohlo být snadnějším řešením využití jiných produktů, například volně dostupných kancelářských nástrojů Googlu s širokými možnostmi sdílení.
Vždy je proto nutné zvážit všechny alternativy. Těmi mohou být jak již zmíněné online aplikace typu Google nebo třeba Zoho, tak také obyčejné emailové konference a diskusní skupiny. Přednost před wiki mohou dostat v řadě případů specializované groupwarové nástroje, které toho často nabídnou mnohem více. Nutno ovšem podotknout, že také za mnohem více finančních prostředků (což se ne vždy vyplatí). Typickým zástupcem kolaborativního softwaru je například známý balík IBM Lotus Notes.
Problémy každodenního provozu a jak na ně
Zatímco největším problémem veřejných wiki je neukázněnost uživatelů (projevující se úmyslným vkládáním nepravdivých informací, reklamy, či dokonce mazáním jednotlivých článků), ve firemním prostředí, kde se dá předpokládat disciplína uživatelů (zaměstnanců), ho musíme hledat někde jinde. Největším problémem ve firmách je totiž naučit uživatele psát. Psát totiž bez chyb, obsažně, stručně a čtivě, to dělá obrovské potíže mnoha lidem.
Vzhledem k tomu, že wiki jsou založeny právě na textech mnoha lidí, je pro zachování vysoké kvality obsahu bezpodmínečně nutné všechny, kdo s wiki přijdou do styku, naučit, jak do nich psát. Uspořádejte velkou schůzi s prezentací pro zaměstnance, rozešlete po firmě letáčky nebo brožurky s touto tematikou. Vězte, že se vám to vrátí – pro menší až střední wiki pak k jejich správě a občasným úpravám postačí klidně jediný člověk namísto celého týmu.
Druhý nejčastější problém souvisí s motivací. Jak donutit zaměstnance, aby do wiki pravidelně a konstruktivně přispívali? Možností je více. Pokud vynecháme finanční odměny, tak zřejmě nejjednodušším motivačním prvkem mohou být takzvané pahýly, tedy odkazované stránky s daným tématem avšak minimem obsahu, nejčastěji nastrčené správcem. Lidská potřeba vyjadřovat se už většinou udělá své a obsah se začne rozrůstat. S rozšiřováním stávajících témat už obvykle takový problém není; vždy se najde někdo, kdo ví něco navíc a rád se o to podělí. Fantazii se meze nekladou a proč třeba nevyhlásit soutěž o wiki editora měsíce?
Platit netřeba, ať žije opensource
Neodradily vás možné komplikace, alternativy vám nic neříkají a chcete zkusit wiki i ve vaší firmě? Nebo stále váháte? Pro první skupinu tu už mám jen třešničku na dortu, pro druhou však dost možná rozhodující argument, proč to s wiki alespoň zkusit. Nespočet wiki systémů je dostupných zcela zdarma jako opensource. Žádné zvláštní investice tedy nejsou potřeba a za zkoušku vlastně nic nedáte – tak proč to nezkoušet?
Slíbil jsem vám nakonec i nějaký ten konkrétní tip na software, takže sem s ním. Doporučím vám jednu z nejznámějších aplikací ověřenou mnoha firmami, organizacemi i nekomerčními komunitami uživatelů. Běží na ní i samotná Wikipedie, takže její standardní vzhled už jistě dobře znáte. Jmenuje se MediaWiki, nabízí mnoho užitečných funkcí, jednoduché ovládání a samozřejmě se jedná opensource. Pokud by se vám z nějakého důvodu tento wiki systém nezamlouval, tak oblíbeným řešením jsou i obdobné systémy TWiki nebo UseMod. Možností je mnoho, i pro specifické požadavky jistě po kratším hledání naleznete vhodného kandidáta.
Související
Viac či menej otvorene grupvérové systémy
Nedělej cavyky, napiš to do Wiki!
Seriál na téma podpory týmové práce