Nedávno jsme vám poradili, jak používat ve firmě databázi znalostí ve formě wiki. Dnes se podíváme, jak firmy a státní správa tento nástroj využívají. Česká vláda totiž schválila v srpnu minulého roku pilotní projekt veřejné diskuse. Přestože státní organizace mohly použít například internetové diskuse, omezily se zatím pouze na využití e-mailu.
Samotné slovo „wiki“ nepochází z angličtiny, ale až z daleké Havaje a znamená v překladu „rychle“. Svým způsobem vystihuje filozofii těchto firemních zdrojů znalostí, které mají svým uživatelům poskytnout požadované informace a zároveň jim umožnit předávat zkušenosti dalším lidem bez nutnosti vyplňování složitých formulářů.
Minulý rok v lednu proběhl celosvětový výzkum zaměřený na využití nástrojů „Web 2.0“ ve firmách s průměrným obratem 2,5 miliardy dolarů. Analytici skupiny Economist Intelligence Unit zjišťovali názory 406 respondentů vyššího a středního managentu ze segmentů financí, služeb, IT, telekomunikací a médií. Obdobu internetových deníčků (blogy) a wiki používalo podle již zmíněného výzkumu celkem 33 % firem a téměř stejný počet společností tyto nástroje plánuje zavést během následujících dvou let.
Proč by si měla firma pořídit internetovou databázi znalostí? Důvody jsou především ekonomické. Podle studie analytické společnosti Gartner stojí roční provoz kartotéky a archivu dokumentů zhruba čtrnáct tisíc euro. Stejná studie také uvádí, že průměrný zaměstnanec ztratí při vyhledávání a zakládání dokumentu deset minut. Papírování potom zabere až 8,5 hodin týdně, nehledě k tomu, že se prý ztratí vždy jeden papír z dvaceti. Ponechme stranou metodiku používaného výzkumu a podívejme se na konkrétní příklady nasazení wiki ve firmách.
Wiki ve firmách se používá různě. V prvním případě slouží jako zdroj informací pro vlastní zaměstnance a není přístupná veřejnosti. Obsah mají na starosti vedoucí jednotlivých oddělení a často také řadoví zaměstnanci. Přístupy nejsou omezeny, případně existují sekce přístupné pouze určitým skupinám lidí. Druhou možností je spolupráce na vytváření dokumentace nebo vylepšení spolupráce s dodavateli.
Jak firmy používají wiki
Takto používá wiki společnost LCS International, která vytvořila otevřenou dokumentaci ke svým informačním systémům a jako hlavní výhodu wiki uvádí dostupnost jednoduché aktualizace ze strany spolupracujících partnerů. Ve společnosti Novell se wiki stala běžnou součástí pro plánování a organizaci různých událostí i firemních akcí. Všichni zúčastnění mohou sdílet informace o dopravě na místo konání, společném leteckém cestování, půjčování vozidel a odpovědným manažerům odpadá nutnost rozesílat hromadné e-maily. Naopak Procter & Gamble použila tento nástroj pro zjištění odezvy zákazníků na prodávané produkty.
Podobné plány má rovněž polská banka BRE Bank, která u nás provozuje internetovou banku mBank. „Cílem je akumulace znalostí a zkušeností, dost možná nějakou formou wiki. Ani my nejsme experti na všechno a zkušenosti klientů jsou oboustranně užitečné,“ prozradil Adam Zbiejczuk, specialista na internetový marketing mBanky. Podle něj bude tato znalostní databáze přínosná zejména u hypotéky a dalších investičních produktů. Navíc by mohla přilákat uživatele z vyhledávačů, protože vytvoří unikátní obsah.
Mezi další veřejně používané wiki aplikace patří web Wiki Mapy, provozovaný internetovým vyhledávačem a katalogem Seznam.cz. Na této adrese mohou uživatelé sami doplňovat informace k zajímavým místům naší planety, přičemž důraz je kladen hlavně na Českou republiku a Evropu. Na rozdíl od jiných služeb tohoto portálu není vyžadována registrace. Vložené údaje ze zamčených wiki stránek jsou každý pracovní den automaticky exportovány a druhý den je můžete vidět při hledání v mapové aplikaci Mapy.cz. Odtud potom směřuje odkaz zpět na mapovou encyklopedii. Posledním projektem je Seznam Encyklopedie, která přebírá veškerá hesla mimo jiné z internetové otevřené encyklopedie Wikipedia. Firma tím využila možnost používat texty českých autorů za podmínky, že uvede zdroj a použitou licenci.
Inspirace ze zahraničí
Ve státní správě se mi zatím nepodařilo veřejnou wiki objevit. Diskusi na stránkách používalo dnes již zaniklé Ministerstvo informatiky. Nicméně je pravdou, že česká vláda usnesením č. 879 ze dne 13. srpna 2007 schválila tři pilotní projekty pro ověření navržené metodiky, která radí státním organizacím, jak zapojit veřejnost do přípravy vládních dokumentů:
K materiálu může probíhat také internetová diskuze, k jejímž závěrům může být přihlédnuto a která může být i veřejně avizovaná. Otevře se tím prostor pro vyjádření i nejširší laické neorganizované veřejnosti.
Diskuze se zřizuje vždy k jednomu konkrétnímu tématu nebo materiálu. Zaslané příspěvky do diskuze jsou zobrazovány automaticky na webových stránkách, současně jsou zasílány do e-mailové schránky moderátora diskuze. Příspěvky, které nekorespondují s tématem nebo obsahují vulgarismy, mohou být moderátorem diskuze odstraněny. Je rovněž na zvážení moderátora, zda odpoví zasilateli příspěvku přímo e-mailem.
V současnosti se lidé mohou vyjadřovat k návrhům Národního plánu boje proti terorismu, věcnému záměru zákona o jednotném dohledu nad finančním trhem anebo zákonu o sčítání lidu, domů a bytů v roce 2011. Do 22. února mohli lidé zasílat své připomínky k novému zákonu pouze na e-mailovou nebo poštovní adresu Českého statistického úřadu. Také Ministerstvo financí a Ministerstvo vnitra omezilo „veřejnou diskusi“ pouze na e-mail.
Malý zájem o diskuse
Zájem a účast o tyto veřejné diskuse nebyl ze strany občanů nijak velký, podle serveru Podnikatel.cz obdržela obě ministerstva pouze desítky návrhů. Důvodem takto malého zájmu mohla být příliš vysoká odbornost témat, podcenění důležitosti zviditelnění v rámci oficiálního webu a nepřehledná forma samotných stránek s informacemi o veřejné diskusi. Pokud by se čeští úředníci inspirovali ze zahraničí, mohli by více využít všech možností, které nabízí právě princip správy dokumentů pomocí wiki.
V ostrém kontrastu tak zůstává příklad využití wiki na Novém Zélandu, kde místní Úřad státních služeb spustil webové stránky s názvem ParticipatioNZ wiki jako součást oficiální strategie pro eGovernment. Přispívat do wiki mohou občané, zástupci akademické obce, úředníci a lidé z firem. Komunitu přispěvatelů tvořilo v době spuštění 100 členů, v říjnu se toto číslo zvýšilo na 270 spolupracovníků. Tím ovšem zkušenosti Novozélanďanů s wiki nekončí – policie zpřístupnila loni v září tamějším občanům web, na kterém mohli vznášet připomínky ke změnám policejního zákona z roku 1958.
Při pohledu na nasazení wiki v zahraničí je škoda, že česká státní správa v pilotním projektu omezila pouze na využití e-mailu a zároveň předložila k veřejné diskusi poněkud odborná témata. Nezachrání to ani nedávný krok ministra vnitra a informatiky Ivana Langra, který ve spolupráci s iDnes vyzval veřejnost, aby se vyjádřila pomocí hlasování k chystaným návrhům policejních vozů.
Související
Velké firmy i státní organizace objevují výhody wiki
Vytvořte si ve firmě encyklopedii
Firma budoucnosti: sdílení dokumentů bude online