Rostoucí náklady, častá nespolehlivost a zastaralost používaného e-mailového klienta přiměl radnici ve Frenštátě pod Radhoštěm poohlédnout se po novém řešení, které by vedle elektronické pošty nabídlo komplexnější služby zahrnující také interní chat, správu dokumentů a kalendář na jednom místě. Služby od globálních poskytovatelů, jako je Microsoft nebo Google, byly pro radnici jedenáctitisícového města příliš drahé, ideální řešení ale nalezla v českém IceWarpu. Jeho IceWarp Cloud Mail Service používá 220 zaměstnanců městského úřadu Frenštát pod Radhoštěm už sedmým rokem a nehodlají na tom nic měnit.
„Náš starý poskytovatel e-mailových služeb nenabízel dostatečně komplexní řešení pro naše každodenní úkoly. Chtěli jsme e-maily, chat, formuláře, kalendář a dokumenty na jednom místě,“ říká Radek Zeman, IT specialista městského úřadu ve Frenštátu pod Radhoštěm. Změna poskytovatele elektronické pošty představovala pro radnici opravdovou výzvu, protože dosud používala řešení on-premise, kdy veškerá data byla uložena na serverech vlastněných městem. IceWarp ale nabídl službu založenou na cloudu: radnici tedy odpadla starost o vlastní servery a veškerý servis okolo správy dat jí zajišťuje dodavatel, včetně pronájmu kapacity v datovém centru umístěném v České republice.
Obavy z přechodu od serveru na cloud byly zbytečné
„Zpočátku jsme se obávali, jak bude implementace IceWarpu jako našeho nového systému probíhat, ale nakonec jsme byli překvapeni, jak jednoduché a bezproblémové funkce byly. Rychle jsme pochopili, že IceWarp je ideální řešení vhodné pro státní správu,“ popisuje Radek Zeman, který uvítal, že nový dodavatel splnil přesně to, co radnice požadovala: aby se zlepšil způsob organizace práce a vzájemné spolupráce mezi zaměstnanci úřadu. Už v průběhu výběru nového poskytovatele elektronické pošty bylo zjevné, že některé společnosti nebudou schopny a ochotny nabídnout takový balíček služeb, jaká Frenštát pod Radhoštem potřeboval, včetně možnosti doplňování dalších funkcí.
Přesně to však nabízí IceWarp: k základnímu e-mailu dodává zákazníkům podle potřeby další funkce, aniž by je nutil platit za něco, co nevyužijí. Pro Frenštát pod Radhoštěm bylo důležité, aby zaměstnanci městského úřadu měli nejen spolehlivou elektronickou poštu, ale také mohli dohlížet na vše od dopravy a právní záležitosti až po pohřby a veřejné akce. Agenda úřadu navíc neustále narůstá a tento trend bude pokračovat. IceWarp nabídl všechny požadované funkce na jednom místě v rámci jediného okna webového prohlížeče. Eliminovala se tak potřeba využívání několika aplikací najednou. Navíc veškerá data jsou v cloudu zabezpečena lépe, než když byl poštovní klient přímo na městském serveru.
Za třetinu až polovinu ceny oproti Microsoftu či Google
Nasazení IceWarpu se nevyžádalo žádné speciální školení pro zaměstnance, řešení je intuitivní a uživatelsky přívětivé. „V IceWarpu nám šlo od začátku o to, abychom nabídli všechny potřebné funkce na jednom místě a aby jejich používání bylo co nejjednodušší. Tedy žádné překlikávání mezi různými okny prohlížeče a aplikacemi, vše je opravdu k dispozici v rámci jediného okna, včetně pracovní plochy, která ale putuje s uživatelem ze zařízení do zařízení,“ popisuje Adam Palct, generální ředitel společnosti IceWarp. Zákazníci mají 24/7 přístup k podpoře IceWarpu i propracovanému Helpdesku či podpoře SLA. Tím, že všichni zaměstnanci pracují v rámci stejného řešení, se výrazně zlepšila uživatelská efektivita.
Důležitou roli hraje také cena. Platforma od IceWarpu vyjde až o polovinu levněji než robustní řešení od Microsoftu nebo Googlu. Proto je vhodné právě pro organizace státní správy a místních samospráv, jejichž rozpočty na IT jsou omezené. „Péče o město Frenštát je spíše srdeční záležitostí než čímkoli jiným. Vnímáme jako naši povinnost zajistit, aby bylo vše v pořádku a aby město bylo šťastné, bezpečné a příjemné místo k životu,“ říká Radek Zeman z IT oddělení městského úřadu ve Frenštátu pod Radhoštěm. „Pokud chcete řešení, které je spolehlivé a šetří náklady, a nechcete se zabývat aktualizacemi, instalacemi a správou systému, pak je pro vás IceWarp tím správným řešením.“