Vše potřebné k práci v rámci jediné uživatelské platformy. To je cílem nové funkcionality, kterou přináší online aplikace Sofa od společnosti Software602. Sofa, jejímž cílem je usnadnit firmám i úřadům digitalizaci, nyní integruje také oblíbený nástroj pro firemní komunikaci a sdílení souborů Microsoft Teams. Uživatelé se tak přímo v prostředí Teams dozvědí o úkolech a agendách z platformy Sofa.
Sofa je interním systémem pro digitalizaci chodu firmy: usnadňuje workflow, zrychluje schvalování faktur, smluv a administrativních procesů, nabízí digitální archiv, elektronické podepisování a v neposlední řadě také bezproblémové propojení s oblíbenými nástroji Microsoft 365. Poslední verze aplikace dokonce umožňuje přístup k prostředí Sofa přímo z rozhraní služby Microsoft Teams. Uživatel tak může pracovat s úkony aplikace Sofa – například odeslat dokument ke schválení, zažádat o elektronický podpis smlouvy nebo prohlédnout agendu k vyřízení – přímo z prostředí Teams, aniž by musel paralelně otevírat aplikaci Sofa.
Přehled o agendách přímo v Microsoft Teams
Komunikace a interní procesy jsou tak ještě jednodušší, přehlednější a efektivnější. Díky nové integraci má uživatel Microsoft Teams okamžitý přehled, v jaké fázi se nacházejí jednotlivé agendy, jaké úkoly na něj čekají nebo s jakými dokumenty se nutné se seznámit. V prostředí Teams pak může rovnou spustit proces některé z připravených agend aplikace Sofa: třeba zažádat o dovolenou či si nechat schválit služební cestu. V rozhraní Microsoft Teams uvidí také dokumenty uložené v dlouhodobém archivu Sofa SmartSafe.
Komponenty aplikace Sofa lze integrovat i přímo do týmových kanálů. Například v kanálu určeném pro řešení smluv díky tomu najdou uživatelé kromě dokumentové knihovny a související komunikace také možnost spustit proces schválení a podepsání finální verze smlouvy v agendě Sofa SignPoint či zobrazit seznam podepsaných a archivovaných smluv ve zmíněném Sofa SmartSafe.
„Microsoft Teams jsou velmi oblíbeným nástrojem, který nabízí mnohem víc než jen videohovory. Můžete v něm komunikovat s celou firmou, sdílet informace a soubory i řídit jednodušší projekty. ‚Týmsy’ do značné míry nahrazují firemní intranety, protože využívají a integrují funkce Microsoft SharePoint. Právě proto jsme s tímto nástrojem propojili i naši aplikaci Sofa. Cílem je firmám a týmům maximálně usnadnit fungování a nabídnout uživatelům veškeré pracovní nástroje v jedné primární aplikaci,“ vysvětluje produktový ředitel Vlastimil Tesař ze Software 602.
Sofa se propojí i s Wordem a Excelem
Balíček cloudových služeb Microsoft 365, jehož součástí je i Microsoft Teams, je mezi firmami velmi oblíbený. Podle nedávného průzkumu Software 602 využívají Microsoft 365 spolu se sdíleným úložištěm OneDrive 4 z 10 českých firem. Sofa proto nabízí i další praktické integrace s nástroji Microsoft 365. Díky propojení s Microsoft Word i Microsoft Excel je možné přímo z těchto aplikací odeslat aktuálně otevřený dokument nebo sešit Office k elektronickému podpisu či spustit jiný připravený proces Sofa.
„Podstatnou integrací je též jednotné ověřování uživatelů Sofa skrze účty Microsoft 365. Sofa totiž využívá integrované komponenty k autentizaci aktuálně přihlášeného uživatele Microsoft 365. To přináší jednak zjednodušení správy uživatelů, jednak vyšší zabezpečení informací. Pokud má například organizace nastavené podmíněné přihlašování druhým faktorem mimo firemní síť, tak se tímto pravidlem bude řídit i samotná aplikace Sofa,“ doplňuje Vlastimil Tesař.
Software 602 navíc stále pracuje na dalších novinkách. Uživatelé Microsoft 365 se mohou těšit na užší propojení s funkcemi datových schránek, které aplikace Sofa poskytuje. Plánuje se také dostupnost integračních komponent Sofa v Microsoft Office Store. „Díky své propracované integraci vyžadují zmíněné komponenty Sofa k prvotní instalaci pokročilejší znalost prostředí Microsoft 365. To obvykle není problém u větších podniků a organizací, kde má správu informačních systémů na starosti interní IT oddělení nebo zkušený partner. Pro menší firmy však může být sofistikované nastavení Microsoft 365 složité. Integrační komponenty dostupné v Microsoft Office Store jim nasazení i integraci systému velmi výrazně usnadní,“ zakončuje Vlastimil Tesař.