Když vás trápí úkoly a čas, aneb přehled zajímavých GTD aplikací

Velké množství úkolů, nedostatek času a mentální kapacity u každého z nás čas od času vede k tomu, že nám nějaký ten úkol, termín či událost jednoduše uteče. To v lepším případě vede ke smutku z promeškání něčeho příjemného, v horším pak až k pracovním problémům, ztrátě odměn nebo zhoršení vztahů na pracovišti. V dnešním článku se tak podíváme na několik aplikací určených pro zpracování úkolů a organizaci času příznačně pojmenovanou metodou „Getting Things Done“ (GTD), tedy, volně přeloženo jako „Zvládejte věci dokončit.“

Máte problémy s organizací práce? GTD může pomoci…

Na začátek nutno podotknout, že GTD není jen nějakou desktopovou či mobilní aplikací, ale metodou sama o sobě. Všechny v článku zmíněné aplikace je tak potřeba brát jen jako pomyslné pomocníky, kteří s organizací úkolů a času mohou pomoci, které ale zároveň nelze brát jako jakýmkoliv způsobem samospasné. Jinými slovy, samotné používání některé z GTD aplikací není zárukou úspěchu. Tím může být jen a pouze pochopení samotné metody GTD, porozumění tomu, jak funguje a především dodržování metodologického postupu.

Na čem staví GTD

Základem GTD je prostor v angličtině honosně označovaný jako „Inbox,“ v češtině pak jednoduše jako „schránka.“ Tím může být cokoliv od papírové krabice od bot přes kancelářský pořadač či diktafon až po složku příchozí pošty v emailovém klientu. Jinými slovy Inbox je místem, kde se kupí takzvané záležitosti, tedy úkoly, události, plány nebo třeba přání naprosto jakéhokoliv rázu, který je k dispozici, a do kterého lze zasahovat.

Přinejmenším jednou denně, ideálně ale častěji, je nutné věnovat čas zpracování obsahu schránky a roztřídit všechny nové záležitosti. Při procházení jednotlivých záležitostí platí několik jednoduchých pravidel:

• pokud realizace úkolu zabere méně než 2 minuty, splňte jej nyní,
• v případě, že splnění úkolu přímo nezávisí na vás, přehoďte jej na někoho jiného,
• déle trvající záležitosti, nebo ty vyžadující jinou akci přeřaďte do jiné schránky,
• bezvýznamné záležitosti bez návaznosti na nějaký úkol ihned vyhoďte.

Výsledkem každého zpracování by měl být zcela čistý Inbox.

Dále budeme věnovat pouze těm záležitostem, jejichž splnění zabere déle než zmíněné 2 minuty. Ty jsme v předcházejícím odstavci přesunuli do pomyslné „jiné schránky.“ Pod tímto pojmem si v rámci GTD představujeme jednu ze čtyř schránek, lišících se od sebe důležitostí obsažených projektů:

• Schránka označená jako „Next Actions“ („další kroky“) obsahuje úkoly, jejichž realizaci nic nebrání, a které by se měly splnit brzy. Ideálně tedy ve chvíli, kdy jsme roztřídili počáteční schránku.
• Do schránky „Projects“ („projekty“) pak spadají ty záležitosti, které jsou součástí nějakého většího celku, respektive sledu na sebe navazujících kroků. Všechny záležitosti obsažené ve schránce Projects by měly být zároveň umístěny i v Next Actions.
• Schránka „Waiting for“ („čekající“) zahrnuje ty úkoly, jejichž splnění z vaší strany je podmíněno akcí někoho jiného, typicky například dodáním vyžádaného materiálu.
• Poslední schránka s příjemným názvem „Someday / Maybe“ („někdy / možná“) obsahuje záležitosti, ke kterým se jednoho dne chcete vrátit, není ale zásadní kdy se tak stane. Úkoly zahrnuté v této složce by navíc měly být takového charakteru, že pokud se k nim nakonec nikdy nedostanete, v zásadě se nic nestane.

Posledním velmi důležitým aspektem GTD je přiřazení takzvaného kontextu ke každému úkolu. Kontextem není v zásadě myšleno nic jiného, než místo, kde můžete na úkolu pracovat, nebo prostředky, které k tomu potřebujete. Kontext dle místa práce tak typicky může být „Doma“, „V práci“ nebo například „Kancelář“ či „Cestou domů.“

Celý dosud popsaný proces má za cíl jediné – pomoci uvědomit si, jaký úkol je skutečně důležitý, který naopak počká, a přiřadit k nim místo a časový rámec jejich splnění. Tím hlavním je ale na úkolech pracovat. Jinými slovy kdykoliv dokončíte nějaký úkol a zrovna neprocházíte a netřídíte Inbox, vybírejte ze schránky Next Actions další úkoly postupně je plňte.

Jako alespoň základní GTD nástroj poslouží i Microsoft Outlook

Posledním krokem v rámci GTD je pravidelné, obvykle týdenní shrnutí úspěšně zpracovaných a stále rozdělaných úkolů. Toto takzvané „review“ má pomoci s uvědoměním si toho, jak na tom jste s vlastní produktivitou, tedy jestli úkoly spíše ubývají nebo naopak přibývají. Z vlastní zkušenosti můžeme potvrdit, že pohled na (polo)prázdné schránky a hory splněných úkolů velmi potěší. Na druhou stranu dlouhý seznam úkolů dokáže pořádně zkazit náladu.

Po krátkém shrnutí samotné metody GTD se nyní pojďme alespoň zevrubně podívat na některé zajímavé aplikace, v rámci kterých lze dle GTD pracovat.

Microsoft Outlook

Možná překvapivě je prvním zmíněnou aplikací právě populární a značně rozšířený emailový klient Outlook společnosti Microsoft. Přestože Outlook není a ani nikdy nebyl aplikací tvořenou na míru GTD, přizpůsobit si jej pro tento účel není nijak náročné.

Outlook sám o sobě obsahuje záložku „Tasks“ („Úkoly“), v rámci které lze zadávat jednotlivé úkoly a nastavovat jejich jednotlivé parametry, jako datum zahájení a splnění, prioritu nebo například upozornění. Víceméně stejným způsobem lze pracovat i s přijatými emaily. K dispozici je také možnost přiřadit jednotlivé úkoly k jednotlivým kategoriím, v žargonu GTD projektům.

Outlook je ale především emailovým klientem než GTD aplikací a možnosti samotné aplikace jsou tak v porovnání s alternativami poměrně malé. Řešením je instalace některého z doplňků, jako je Jello Dashboard nebo add-in neoriginálně ale výstižně pojmenovaný Getting Things Done® Outlook® Add-In, které nabízí další funkce a větší přizpůsobení Outlooku pro GTD.

Omnifocus

Omnifocus je pravděpodobně jednou z nejlepších GTD aplikací současnosti, bohužel omezenou pouze na platformu Mac. Na rozdíl od Microsoft Outlook je Omnifocus čistokrevnou GTD aplikací, čemuž odpovídá nabídka funkcí i logika práce s aplikací. Do jednoduše a prakticky řešeného uživatelského rozhraní rychle pronikne i naprostý začátečník a práce s ním je rychlá a bezproblémová. Díky zaměření na platformu Mac OS X potěší úzké propojení s aplikacemi, jako je Address Book, iCal a Mail.

Samozřejmostí je pak i mobilní verze aplikace, určená pro telefony iPhone, díky které tak své myšlenky a záležitosti zaznamenat prakticky kdykoliv a kdekoliv.

Cenově se Omnifocus pohybuje na hranici 80 dolarů, tedy necelých 1 600 Kč.

Remember The Milk

Zajímavá aplikace Remember The Milk je jedinou čistě webovou aplikací, o které se dnes budeme bavit. Co se nabízených funkcí týká, je Remember The Milk naprosto srovnatelný s již zmíněnou aplikací Omnifocus, nabízí toho ale ještě víc.

Příjemná je především podpora prakticky všech v současnosti významných mobilních platforem, tedy Android, BlackBerry, iOS a Windows Mobile. Remember The Milk dále nabízí možnost synchronizace se službami jako Google Calendar či Gmail nebo již zmíněným mailovým klientem Outlook. Pro přidání myšlenek a záležitostí je možné použít i v tomto ohledu méně tradiční (o to ale používanější) aplikace, jako je ICQ, MSN či Skype. Subjektivně nás velmi potěšila také plná česká lokalizace.

Zajímavá webová GTD aplikace Remember The Milk

Samotná webová verze služby Remember The Milk je poskytována zdarma, některé pokročilé služby jsou pak dostupné jen platícím klientům. Na jednu stranu je škoda, že ony „pokročilé služby“ zahrnují i třeba zmíněné mobilní aplikace, na druhou stranu roční poplatek dosahuje velmi přijatelných 25 dolarů (necelých 450 Kč).

Thinking Rock GTD

Thinking Rock GTD je jedinou dnes představeno u aplikací, která je plně cross-platformní, tedy je dostupná pro operační systémy Linux, Mac OS X i Windows. Podobně jako v případě aplikace Omnifocus, možná dokonce v ještě větší míře, je Thinking Rock GTD aplikací postavenou přímo na míru celému procesu metody GTD. To je bezesporu velké plus pro ty, kteří s GTD zkušenosti už mají, a kteří jen hledají vhodný nástroj, pro naprosté začátečníky ale Thinking Rock GTD, především kvůli specifické logice ovládání a práce, není.

Stejně jako většina ostatních je i v případě Thinking Rock GTD k dispozici verze určená pro mobilní zařízení. V současnosti jsou podporovány pouze operační systémy Android a iOS, podle neoficiálních informací se ale chystá také podpora pro smartphony BlackBerry.

K dispozici je jak odlehčená verze Thinking Rock GTD, tak i rozšířená placená verze. Její cena se v současnosti pohybuje na 40 dolarech (zhruba 700 Kč) za první rok používání a následně 10 dolarech (okolo 180 Kč) za každý další zakoupený rok.

Tužka a papír

Na klasický papír a tužku nedá ani dnes velké množství lidí jen tak dopustit a rozhodně se tak nejedná o řešení vhodné pouze pro staromilce. Výhody jsou nasnadě – nízká pořizovací cena, malá hmotnost a naprostá volnost při zápisu jednotlivých záležitostí. Ty lze jednoduše doplnit načrtnutými obrázky či grafy a velmi operativně doplňovat dalšími poznámkami. Jako Inbox pak poslouží třeba už zmíněná krabice od bot nebo kancelářský pořadač. Jen těžko budete hledat levnější a přitom stejně funkční řešení, než toto.

{seealso}
Nevýhodou oproti elektronickým řešením je nutnost větší disciplíny. Jinými slovy, zatímco notebook nebo alespoň smartphone s sebou dnes nosí snad každý, brát s sebou zápisník a tužku i třeba při cestě do přírody nebo na výlet (a přitom ho neztratit) není pro každého. Pokud si ale na pár drobných omezení zvyknete, nebo alespoň nepatříte k velkým fanouškům komunikačních zařízení, může být tužka a papír řešením právě pro vás.