Testujeme firemní řešení, která se starají o komunikaci jak v rámci, tak mimo firmu. První z testovaných aplikací je 602LAN SUITE 5 Groupware od tuzemské společnosti Software602. Tento balík aplikací obsahuje e-mailový server, internetovou bránu a sdílení kontaktů, dokumentů, kalendářů a úkolů.
602LAN SUITE slouží jako jednotná komunikační platforma kombinující funkce mail serveru a internetového přístupového bodu s vnitrofiremními informačními kanály, jako je sdílení kontaktů, dokumentů, kalendářů a úkolů. Hned ze začátku je však třeba upozornit na malý nedostatek, konkrétně, že se jedná o platformu vyvíjenou pro prostředí operačních systémů Microsoftu, k tomu funkční prakticky jen pod Windows XP s SP2, popřípadě Windows 2000/2003 Server. Operační systémy založené na Linuxu tak bohužel s 602LAN SUITE vůbec komunikovat nebudou, což je škoda, Software602 se tak sám připravuje o přístup na část trhu.
Elektronická pošta a další komunikace
Nejdříve se zaměřme na elektronickou poštu, ve které toho tento produkt může hodně nabídnout. Součástí celého řešení je poměrně přehledný a jednoduše nastavitelný poštovní server, který je schopen zajistit poštovní služby pro všechny pracovní stanice připojené k síti. Samozřejmostí je podpora běžně užívaných standardů SMTP, IMAP a POP3, včetně SSL zabezpečení, popřípadě i digitálního šifrování zásilek (SMIME). Za příplatek je také možné pořídit verzi se zabudovanou ochranou před počítačovými viry a nevyžádanou poštou (spamem) a k dispozici je také filtr nebezpečných příloh.
S poštou lze pracovat rovněž prostřednictvím libovolného programu podporujícího protokol POP3 a IMAP, tedy nejen MS Outlook (i když ve spolupráci s ním toho 602LAN SUITE 5 nabízí nejvíce), ale např. i Mozilla Thunderbird, ke kterému je zdarma k dispozici groupwareové rozšíření tohoto oblíbeného poštovního klienta. Sdílená pošta obsahuje zásilky a další podsložky, které jsou podle nastavených práv dostupné jednotlivým uživatelům.
Pro usnadnění orientace při práci s poštovním serverem nabízí 602LAN SUITE několik dalších doplňkových funkcí, jako je například centrální archivace odeslaných a přijatých položek s možností vyhledávání v nich nebo vytvoření vlastních pravidel pro filtrování pošty do jednotlivých složek. Dále je možno vytvořit seznamy povolených a zakázaných adres, popřípadě i serverů, ze kterých může být veškerá přijatá pošta automaticky odmítána. Tak trochu třešničkou na dortu je automatická kontrola pravopisu integrovaná do webového uživatelského rozhraní.
Součástí 602LAN SUITE je samozřejmě i možnost centrálně monitorovat přístup uživatelů na Internet, zakázat protokoly využívané IM nebo P2P sítěmi a celkově zabránit přístupu na stránky s určitým obsahem. Tam obvykle spadají všechna témata, která mohou nějakým způsobem negativně ovlivnit práci zaměstnanců ve firmě, tím pádem především stránky s erotickým obsahem, hry, torrenty, apod. Přístup lze regulovat jednak individuálně pro každého uživatele, nebo po skupinách, do kterých uživatelé patří.
Plánovací kalendář s kontakty
Všem uživatelům je k dispozici komplexní systém sdílení kalendářů, který umožňuje zaměstnancům velice rychle získat informace o současném pracovním vytížení svých kolegů. Sdílené kalendáře výrazně usnadňují plánování a organizaci firemních porad a schůzek s obchodními partnery. Jednotliví uživatelé také mohou svým kolegům přidat nebo naopak ubrat práva přístupu do jejich kalendáře. Základní rozdělení je na uživatele, kteří mohou kalendář pouze procházet, a na ty, kteří mohou přidávat další položky, upravovat ty stávající, popřípadě přidat poznámku nebo vzkaz.
Díky propojení všech zaměstnanců přes 602LAN SUITE je přes funkce plánovacího kalendáře možno vyžádat spolupráci dalších osob a vytvoření společných odkazů a kontaktů souvisejících s nadcházející událostí. Kalendář vždy v dostatečném (nastavitelném) předstihu upozorňuje na plánované události. Díky standardu iCal mohou schůzky a úkoly přijímat a zadávat i uživatelé Microsoft Outlook.
Kontaktní databáze je velmi komplexní součástí celého systému a nabízí celou řadu více či méně důležitých a užitečných funkcí, které sahají od těch jednodušších, jako je tvorba distribučních listů, až po definici práv přístupu ke sdíleným kontaktním složkám nebo filtry podle různorodých kritérií. Do kontaktní databáze je možné importovat data a následně si je vyměňovat s ostatními aplikacemi, které podporují standard vCard (např. Microsoft Outlook).
Kontaktní databáze také automaticky kontroluje veškeré aktivity spojené s kontaktem (emailovou korespondenci, naplánované schůzky, úkoly, apod.) a je z ní možné se jednoduše přepojit do kalendáře a naplánovat schůzku či přidělit úkol nebo přes poštovního klienta zaslat email. Ke každému kontaktu je také možné přidělit certifikát pro digitální podepisování a šifrování pošty nebo linkovat odkazy na soubory uložené v 602LAN SUITE.
Sdílení dokumentů
S dokumenty uloženými v 602LAN SUITE je možné pracovat odkudkoliv z Internetu – můžete pokračovat v práci doma nebo si stáhnout příslušný dokument na služební cestě. Úložiště na webu je přirozeně chráněné systémem přístupových práv (povolení pro čtení nebo i zápis), která jsou jednotlivci nebo skupině přidělena. Funkčnost a praktičnost tohoto řešení dostává reálné obrysy při opomenutí stažení nejaktuálnějších dat při přípravě na služební cestu nebo cestou k zákazníkovi. Stačí pár minut na Internetu a uložená data není problém dohledat a okamžitě použít.
Dokumenty uložené v 602LAN SUITE jsou přístupné nejen z internetového prohlížeče, ale i přímo z prostředí Windows (aplikace Průzkumník) ve formě webové složky (protokol WebDAV) nebo ve formě souborové složky (protokol FTP). Toto řešení je využitelné např. pro jednodušší kopírování většího množství dokumentů. Kromě přístupu souborovými manažery (Průzkumník, Total Commander apod.) je možné sdílené dokumenty otevírat a ukládat dokumenty přímo z prostředí Microsoft Office a v OpenOffice.org Software602 Edition.
Vzdálená správa
602LAN SUITE nabízí možnost kompletní vzdálené správy z jednoho bodu, tj. při případném problému není pro IT odborníka nejmenší problém se z domova nebo z chaty připojit a problém na dálku vyřešit. Důvodem možnosti takto snadného nastavení je politika firmy Software602 – každý zákazník má možnost nechat si tuto komunikační platformu nainstalovat a spravovat (samozřejmě za určitý poplatek) přímo od Software602 a jeho partnerů.
Shrnutí
602LAN SUITE na mne celkově udělalo poměrně dobrý dojem. Jedná se o dobře postavený program, který je velice komplexní a pro malou až střední firmu obsahuje vše, co je potřeba. Problém však nastává ve chvíli, kdy si tuto aplikaci chceme zakoupit – základní verze je opravdu velice základní (a o to méně funkční) a za veškerý další „nadstandard“ se platí. Pravda, ceny sice nejsou nijak závratné, ale i tak dojde k poměrně silnému navýšení původního odhadu investice.
Další věc, kterou musím vytknout, je nepodporování širšího spektra operačních systémů. V nabídce mi chybí alespoň Windows Vista; přeci jen jedná se o produkt vydaný více než půl roku po příchodu Vista, a několik málo linuxových distribucí používaných jako OS na serverech.
Hardwarové nároky
Doporučená konfigurace:
- CPU: 2 GHz nebo vyšší (doporučujeme dual core CPU)
- RAM: 512 MB (doporučujeme 1 GB RAM)
- HDD: 200 MB pro instalaci + další prostor pro sdílené dokumenty, poštovní zásilky, a další
Podporované operační systémy:
- Windows 2000 Professional SP4
- Windows 2000 Server
- Windows XP SP2 Professional
- Windows 2003 Server
- Windows 2003 Server Web Edition
- nutnost instalace Microsoft .NET Framework 1.1 včetně nejnovějšího SP