Teleworking je nový moderní způsob práce přes Internet. Jednotlivcům, firmám a institucím přináší omezení nákladů na telefonování, výrazné snížení cestovních nákladů a především úspory času stráveného na cestách. Tento rozsáhlý článek přináší ucelený pohled na problematiku teleworkingu včetně výčtu jednotlivých řešení, způsobů zavedení i nákladů na zavedení.
Michal Martoch
Teleworking – práce online v ČR i ve světě
Teleworking neboli práce a komunikace online, práce přes Internet či práce na dálku jsou pojmy vyjadřující způsob práce, který umožňuje vzájemnou spolupráci a komunikaci bez nutnosti fyzického kontaktu.
Zavádění a využívání teleworkingu je důsledkem přirozené evoluce na trhu práce způsobené informační revolucí. Ekonomika založená na službách a informačních technologiích vyžaduje flexibilní přístup. Podle průzkumu společnosti Gartner bude v roce 2009 v USA využívat teleworkingu 28 % pracovníků. V současnosti využívá teleworkingu 82 ze 100 firem na seznamu top 100 časopisu Fortune. Podle nejnovějšího průzkumu ve Velké Británii využívalo v roce 2008 teleworking 46 % firem ve srovnání s rokem 2006, kdy to bylo pouze 14 %. Počet firem se tak za dva roky více než ztrojnásobil. Podobně jsou na tom také skandinávské země nebo Japonsko či Korea.
V České republice nyní využívají teleworking především nadnárodní firmy. Pro vzájemnou komunikaci používají telekonference, videokonference, sdílení pracovní plochy a další nástroje. Mohou tak snadno komunikovat se vzdálenými zahraničními centrálami nebo v rámci svých pracovních týmů bez nutnosti zdlouhavého a nákladného cestování.
Malé a střední firmy získají zavedením teleworkingu podobné přínosy a úspory, jako je tomu u velkých firem. Bohužel jim však často chybí potřebné znalosti. Nemají za sebou velké IT oddělení, které by jim provedlo výběr vhodných řešení a naučilo je s nimi pracovat. Přitom základní bariéra – nedostatečně rychlý Internet za rozumnou cenu – byla již odstraněna. V současné době má přístup k vysokorychlostnímu Internetu téměř 100 % malých i velkých firem a také každá domácnost, která o to projeví zájem.
Přínosy a využití teleworkingu
— Firmám a institucím, které mají vysoké náklady za cestování a telefonní spojení mezi několika vzdálenými pracovišti nebo pobočkami a chtějí je snížit.
— Všem, kdo pracují na několika projektech nebo činnostech najednou a musí často cestovat.
— Všem, kdo chtějí získat nové zákazníky ze vzdálených míst nebo snadněji obsloužit ty současné.
— Všem, kdo hledají úspory času.
Teleworking nabývá na významu o to více v současné době, kdy firmy i podnikatelé hledají úspory pro překonání finanční krize.
Druhy teleworkingu
Příležitostný teleworking – práce online na občasné služební cestě nebo pracovní dovolené. Práce nemusí být vykonávaná na počítači pracovníka, ale na pronajatém počítači např. v počítačové kavárně, hotelu nebo na návštěvě. Většinou se jedná o nezabezpečenou komunikaci.
Částečný teleworking – pravidelná práce online několik hodin až dnů v týdnu. Pracovníci mohou strávit část svého pracovního dne na vzdáleném místě a část v kanceláři. Podmínkou pravidelného teleworkingu je přenosná kancelář – vlastní notebook, který je kvalitně zabezpečený proti neoprávněnému přístupu.
Plný teleworking – pracovníci vykonávají práci trvale ze vzdáleného místa nebo se často přesunují mezi různými pracovišti. Může se jednat o pobočku firmy nebo o práci u dlouhodobého zákazníka. S centrálou firmy komunikují většinou online, fyzicky dojíždí do kanceláře pouze po předchozí dohodě. V takovém případě mohou vytvářet tzv. virtuální týmy, což jsou pracovní či projektové skupiny lidí ze vzdálených míst, které komunikují výhradně prostřednictvím Internetu. Podmínkou plného teleworkingu je taktéž vlastní zabezpečený notebook, případně PDA či Blackberry.
Nástroje a online služby pro teleworking
Pro práci online existují nejrůznější softwarové a hardwarové nástroje a online služby. Jejich maximální využití přináší výrazné zefektivnění práce. Mezi ně patří:
— telefonování přes Internet – VoIP
— telekonference
— videokonference
— chat – instant messaging
— sdílení dokumentů online
— sdílení pracovní plochy počítače
— vzdálený přístup k počítači
— online projektové řízení
— online kalendáře a plánovače
— firemní diskusní fóra
— firemní blogy
— znalostní databáze ve stylu Wikipedie
— firemní komunitní sítě
— systémy pro efektivní sběr dat a informací
— online CRM (řízení vztahů se zákazníky)
— online fakturace
— online marketing
— online zálohování dat
a mnoho dalších.
Mimo jednoúčelové nástroje a online služby existují také komplexní systémy, jenž pokryjí značnou část potřeb pracovníka. Jejich využití je vhodné pro jednotlivce, ale také malé a střední firmy nebo organizace.
Google Apps – plně v českém jazyce. Součástí je program Google Talk (telefonování přes Internet, chat a videotelefonování). Google Apps obsahuje emailové klienta, online kalendář, sdílené dokumenty, webové stránky zdarma a řadu drobnějších aplikaci. K tomu je vše provozováno na vlastní doméně.
Microsoft Live – plně v českém jazyce. Součástí je také program MSN (chat, telekonference, videokonference, vzdálené sdílení plochy). Microsoft Live dále obsahuje e-mail, online ukládání dat, webové stránky zdarma a další služby.
Zoho – v současné době není dostupný v českém jazyce. Zdarma obsahuje e-mail, sdílené dokumenty, online kalendář, chat, telefonování přes Internet, sdílení pracovní plochy a jiné.
Některé řešení umožňují také napojení na další online služby jako CRM, online projekty, online personalistika, online marketing, online fakturace a další.
Náklady na zavedení teleworkingu
Doposud byly nástroje a řešení pro teleworking velice nákladné. Profesionální telekonferenční nebo videokonferenční řešení stojí od půl milionu do několika milionů Kč. Takové výdaje si však řada středních a malých firem nebo institucí nemůže dovolit.
Po pečlivém výběru lze realizovat komplexní řešení pro teleworking za cenu již od několika tisíc Kč na 1 uživatele. Pro menší skupiny existují v současné době bezplatná řešení téměř pro jakoukoliv „online činnost“.
Ve skutečnosti jsou tyto náklady často zbytečné i pro velké firmy. Velkou firmou se totiž nemyslí pouze velikost z hlediska obratu či výše zisku, ale především počet uživatelů. Například pro videokonference 10členného top managementu je plně dostačující softwarové řešení za několik desítek až stovek tisíc Kč.
Hardwarové řešení je výhodné pouze v případech, kdy se na každé komunikující straně nachází současně skupina lidí, nikoli pouze jednotlivec, nebo jsou požadavky na kvalitu obrazu extrémně vysoké. Velkou nevýhodou je také nulová přenositelnost na služební cestu či do vedlejší budovy.
U velkých firem s mnoha uživateli záleží vždy na situaci. V některých případech je lépe zvolit plně profesionální hardwarové nebo softwarové řešení. Jindy postačí dobře zavedené bezplatné řešení. Výběr řešení je lépe přenechat poradenské firmě. Ta má přehled o celém trhu a doporučí vždy to nejlepší s ohledem na požadovanou kvalitu a dostupný rozpočet.
Zavedení teleworkingu z hlediska uživatelů
Množství potřebných znalostí je pro efektivní využití výhod teleworkingu menší, než si mnozí lidé myslí. Průměrná znalost práce s počítačem dostačuje pro téměř všechny činnosti. Většině lidí postačuje pro seznámení s jednotlivými softwarovými a hardwarovými nástroji jednodenní školení.
Hůře překonatelná je psychologická bariéra. Některých lidem činí obtíže komunikovat bez fyzického kontaktu, např. pouze s webovou kamerou a mikrofonem. Plné překonání komunikační bariéry tak obvykle trvá několik týdnů až měsíců. Důležité však je vytrvat a nevzdávat se při prvním neúspěchu. Ve své podstatě se jedná pouze o rozšířený způsob běžné telefonické komunikace, která však přináší značné úspory času a nákladů.
Autor článku získal zkušenosti s teleworkingem jako SAP specialista a manažer ve výrobě ve společnostech Hyundai a Procter & Gamble. V současné době mimo jiné řídí společnost Idealine Solutions, která se zaváděním teleworkingu neboli práce a komunikace online a práce z domova do firem a institucí zabývá. Pro bližší představení celé problematiky práce online spustila firma na podzim 2008 portál Workline.