Trh s informačními systémy je rozsáhlý a působí na něm více než šedesát společností. Každá z nich nabízí firmám rady, jakým způsobem a kdy vybírat informační systém. My se nyní podíváme, jaký termín vybrat pro spuštění informačního systému ve firmě a na co je nutné se připravit.
Pokud máte čas a chuť, můžete se touto činností zabývat kdykoli. Mnoho společností uvádí na svých stránkách komplexní informace o řešeních, které nabízejí, a pokud je kontaktujete, téměř vždy vám nabídnou bezplatné předvedení informačního systému přímo ve vaší společnosti. Pak už jen stačí stanovit si klíčová kritéria, jednotlivým systémům podle nich přidělit body a závěrem na základě získaných bodů systémy vyhodnotit a učinit rozhodnutí.
Daleko složitější je samotné zavedení informačního systému. Zavádění informačního systému ve firmě je velmi závislé na termínu spuštění ostrého provozu a ukončení předchozího systému, pokud firma takový systém používá. Pokud jste vybrali správný systém a termín jeho spuštění do ostrého provozu jste naplánovali dobře, máte vysokou pravděpodobnost, že zavedení systému bude úspěšné a následně samozřejmě i to, že vám zavedení systému přinese konkurenční výhodu a posune vaši společnost kupředu.
Součástí zavedení čili implementace informačního systému je školení uživatelů, nastavení a přizpůsobení systému specifickým potřebám vaší společnosti, počáteční import dat, ověření, vyzkoušení a schválení připravenosti systému pro provoz. Období zavedení systému je časově velmi náročné, a proto je také velmi důležité právě tuto etapu správně načasovat.
V této etapě musíte vy i vaši kolegové zaměstnanci věnovat mnoho hodin svého pracovního času činnostem souvisejícím s pochopením, ověřením a zprovozněním jednotlivých součástí – modulů informačního systému, tak aby před datem ostrého provozu poskytovaly minimálně takovou funkčnost jako váš původní systém.
Kdy se nehodí ostrý provoz?
Ani zde neexistuje omezení a zkušení implementační konzultanti vám poradí i dokáží pomoci spustit systém téměř kdykoliv. Jsou zde však určité aspekty, ke kterým je dobré přihlédnout, protože mohou mít vliv na zjednodušení a snížení rizik. Na straně jedné je nutno i po datu zahájení ostrého provozu počítat s vyšším zatížením pracovníků souvisejícím jak s větší chybovostí, tak i s dodatečným doškolováním či prováděním dodatečných úprav a nastavení systému.
Na straně druhé, navrhnete-li si termín na začátek měsíce, uzavřete v původním systému jedno období a ve druhém jiné začnete. Pokud zvolíte začátek čtvrtletí, usnadníte si práci v oblasti dopočítání mzdových průměrů.
Často se setkáváme s názorem, že jediným možným termínem pro změnu systému je začátek roku, tedy 1. leden. Praxe však ukazuje opak. Nejenom, že období před koncem roku a po začátku roku je pro mnoho společností velmi hektické, ale především změnu systému mimo tento termín neomezuje žádný vážný důvod či neřešitelná legislativní překážka.
Závěrem mohu konstatovat, že výběr systému a jeho zavedení a následné spuštění v ostrém provozu lze z praktického hlediska provádět kdykoliv v průběhu roku. Je však nezbytné vzít v úvahu zmíněná fakta a odlišnosti nároků na systém, obor podnikání či velikost jednotlivých organizací.
Z těchto důvodů bych rád poradil všem, kteří plánují zavádět systém poprvé, a nemají tudíž dostatek zkušeností z této oblasti, aby využili zkušeností dodavatelů informačních systémů a již v období výběru informačního systému si nechali navrhnout a prezentovat optimální scénář zavedení systému do své organizace.
Jindřich Kahoun je absolventem Fakulty strojní VUT Brno, oboru Ekonomika a řízení. Ve společnosti LCS International působí jako ředitel divize Helios Orange.
Související
Začínáme s výběrem informačního systému