Zvyšování efektivity při stále nižších nákladech, týmy roztroušené po celém světě tak, že když jeden přichází do práce, druhý v ní už dávno není, či jen prostá potřeba větší kontroly. To vše jsou důvody, kterým „vděčíme“ za vznik často proklínaných, ale zároveň také nápomocných a často i nezbytných kolaboračních a projektových nástrojů. V tomto článku zaměříme výhradně na ty dostupné online. Pokud vás oblast koordinace zaměstnanců, sledování úkolů a kontroly procesů zajímá nebo dokonce trápí, nacházíte se na správné adrese.
Spolupráce kolegů rozmístěných po celém světě si
vyžádala vznik online kolaboračních nástrojů.
Potřeba uřídit a kontrolovat zaměstnance je stejná, ať už je řeč o velkých nadnárodních společnostech nebo dynamicky se rozvíjejících start-upech. Do určité úrovně je plánování, distribuci úkolů a jejich následný follow-up možné zvládnout s pomocí pár poznámek a občasného rozhovoru s kolegy, mnohem častěji to ale tak jednoduché není.
V menších start-upech bývá často důvodem nutnost rychle a efektivně plnit úkoly a zkoušet nové čistě v zájmu o přežití firmy, ve velkých společnostech jsou to pak především nastavené procesy, které samy o sobě generují množství úkoly. Samostatnou kapitolou jsou pak už zmíněné komplikace globální působností nadnárodních firem.
Jinými slovy sledování procesů a úkolů, kontrola vývoje situace a spolupráce či dokonce řízení lidí kolegů představuje nemalý problém, kterému se, velmi pravděpodobně, jen tak nevyhnete. Právě proto jsme se rozhodli dnešní článek věnovat stručnému přehledu těch, podle názoru redakce, nejzajímavějších online kolaboračních služeb.
Jen pro upřesnění, aplikace a služby zmíněné v rámci tohoto článku se nezaměřují primárně na správu úkolů, byť ty představují jejich podstatnou část. Nástrojům určeným k organizaci a správě úkolů jsme se věnovali v jednom z předchozích článků .
Basecamp
Na začátek rovnou představme ten pravděpodobně nejoblíbenější a dost možná i nejschopnější nástroj dnešního testu, Basecamp. Ten nabízí vše důležité, co můžeme od kolaboračního nástroje požadovat, tedy vlastní komunikační prostředí, prostor pro sdílení dat a sledování verzí všech nahraných dokumentů. Projektové manažery pak bezesporu potěší možnost vytváření vzorových projektů, které lze jednoduše vyvolat, upravit a použít.
Podpora prakticky všech významnějších mobilních platforem (Android, BlackBerry, iOS), u kterých zamrzí jen absence Symbianu, je pak pomyslnou třešničkou na dortu.
Proč Basecamp subjektivně považujeme za nejlepší z testovaných řešení? Hlavní devizou celé služby je přehlednost a uživatelská přívětivost služby jako celku. Jednoduše řečeno, vše potřebné je přesně tam, kde to má být a se zdlouhavým hledáním a nastavováním jsme se tak při redakčním testů téměř vůbec nesetkali.
Jedna z mála věcí, kterou lze Basecamp na první pohled vytknout, je cenově poměrně vysoko posazená licenční politika. Základní verze, která umožňuje vytvořit 15 projektů a nabízí 5 GB diskového prostoru, vyjde na 24 dolarů (zhruba 400 Kč) měsíčně a z této úrovně se cena už jen zvyšuje. Například nejvyšší plán nazvaný Max, zahrnující neomezené množství projektů a 75 GB diskového prostoru, vyjde na 149 dolarů (necelé 2 500 Kč) měsíčně. Nutno podotknout, že při využití kteréhokoliv plánu se v rámci jednoho účtu mohlo zaregistrovat neomezené množství uživatelů.
Více informací a zkušební verzi produktu získáte na webových stránkách výrobce.
Jedním z nejoblíbenějších kolaboračních nástrojů je Basecamp.
Teamwork PM
Další z online kolaboračních nástrojů, Teamwork PM, cílí především na využití mezi jednotlivci a malými pracovními týmy. Výčet dostupných funkcí je podobný jako v případě obou výše recenzovaných služeb. Nechybí tak sada vlastních komunikačních nástrojů navázaných, propracovaný správce úkolů či nástroj na správu projektů.
Oproti Basecamp je ovšem značně omezen výběr podporovaných mobilních platforem a k dispozici tak je pouze aplikace pro mobilní operační systém iOS.
Co Teamwork PM odlišuje od ostatních testovaných nástrojů je množství rozšiřujících aplikací, díky kterým je službu možné propojit se službami například výrobců Apple či Google. Pro vývojáře je navíc k dispozici sada vývojových nástrojů a možnosti dalšího rozšíření jsou tak široké. Zaujala nás také funkce počítající množství času stráveného prací na každém úkolu i projektu jako celku.
Více informací a zkušební verzi produktu získáte na webových stránkách výrobce.
Manymoon
Na rozdíl od ostatních zmíněných služeb se Manymoon soustředí především na plánování, sledování a kolaboraci na úkolech. Projektová stránka je tak v případě tohoto nástroje mírně potlačena, nutno ale poznamenat, že to nijak výrazněji nevadí.
Zajímavou vlastností Manymoon je pak především velmi úzká integrace s webovými službami společnosti Google, jako je Calendar, Docs či třeba Gmail. Důsledek takové politiky je vcelku prostý – Manymoon nenabízí kromě samotné kolaborační služby žádný diskový prostor tak, jako všechny ostatní testované služby. Na druhou stranu a vzhledem k ostatním testovaným službám také jako jediný je Manymoon poskytován zcela zdarma.
Více informací a zkušební verzi produktu získáte na webových stránkách výrobce.
Central Desktop
Poslední testovanou online kolaborační službou je Central Desktop. Ta se z hlediska dostupných funkcí příliš neliší od již zmíněných služeb. Co ovšem Central Desktop odlišuje od ostatních řešení je ovšem možnost pořádat se svými kolegy webové konference nebo přímo webináře.
Oproti prakticky všem výše zmíněným řešením nás Central Desktop zklamal v jedné věci, a to v přehlednosti. Jedná se především o náš subjektivní názor, množství nejrůznějších nabídek a nastavení nám přišlo až přehnané a v uživatelském prostředí, byť působilo moderně a svěže, jsme se několikrát ztratili. Rozdíly byly vidět obzvlášť při srovnání s už zmíněným a vychváleným Basecamp.
Vcelku nepříjemným překvapením byla také cenová politika služby Central Desktop. Její nabídka začíná na ceně 99 dolarů (okolo 1 630 Kč) za měsíc, což zahrnuje prostor pro 10 projektů, 20 GB diskového prostoru a především možnost registrovat pouze 20 uživatelů. Ceník pro střední a velké firmy navíc Central Desktop na webu vůbec nezveřejňuje.
Práce s lepíky vyžaduje čas a hlavně smysl pro organizaci.
Více informací a zkušební verzi produktu získáte na webových stránkách výrobce.
Lepíky, zeď a kreativita
Zatímco v některých dřívějších článcích zaměřených na nápomocné firemní aplikace jsme jako low-cost funkční alternativu doporučovali tužku a papír, tentokrát uděláme výjimku. Ne, že by se nejednalo o pro tento účel dostatečně dobré řešení, existují ale i jiné varianty, které by byla škoda nepředstavit. Prostě změna je život.
Tentokrát tak bude řeč o lepivých poznámkových papírcích, post-itech nebo prostě lepících. Tento jednoduchý a přesto až geniální produkt amerického výrobce 3M skvěle poslouží nejen při psaní poznámek, či vyznačení zajímavých míst v knize. S trochou kreativity a organizace je pomocí lepíků možné jednoduše, efektivně a především levně plánovat, upravovat a sledovat procesy, stav úkolů či třeba vytíženost jednotlivých členů týmů.
{seealso}
Nevýhody jsou v zásadě pouze dvě. První z nich je poměrně vysoká náročnost na využitý prostor, obzvlášť pak při rozsáhlejších úkolech – nepracujete-li v open space, poslouží ale poměrně dobře třeba zeď kanceláře. Co na to budou říkat kolegové je pak věc druhá. Druhou nevýhodou je pak fakt, že se jedná o absolutně offline řešení, které prakticky nelze s nikým sdílet. A přeci jen do třetice všeho špatného, lepíkům nelze nastavit připomenutí. Na blížící se deadline vás tak samy od sebe neupozorní. I proto práce s nimi vyžaduje alespoň špetku smyslu pro organizaci.