Potřebujete zvýšit efektivitu svojí firmy, a to jak v měřitelných ukazatelích, kterými jsou obrat a zisk, ale i v neměřitelných, například ve spokojenosti zákazníků? Zrychlit rozhodování o projektu z týdnů na dny? Nasaďte Enterprise Social Network, a to i do středně velké firmy, tvrdí Jan Valdman ze společnosti Whitesoft.
K čemu jsou vlastně moderní nástroje pro spolupráci dobré a co znamenají?
Určitě jsou zde od toho, aby propojily lidi ve firmách a usnadnily jim vzájemnou komunikaci a činnosti, které směřují k nějakému cíli. Říká se jim ESN – Enterprise Social Networks. Jde vlastně o aplikování principů sociálních médií typu Facebook, Twitter apod. dovnitř firem. Existují jednoduchá nebo jedním směrem zaměřená řešení – například Microsoft Yammer – nebo komplexní platformy typu IBM Connections, které dokáží mnohem lépe podporovat podnikové procesy. Podnikové řešení ESN by se dalo v kostce shrnout jako takový mix, který zahrnuje nástroje typu LinkedIn, Facebook, Twitter, Wikipedie a další s cílem propojit myšlenky všech zaměstnanců dohromady.
Existuje nějaký rozdíl mezi jejich přijímáním u nás a ve světě?
U nás jsme v oblasti podnikové spolupráce stále ještě hodně na začátku, spousta firem tuto oblast buď vůbec neřeší, nebo ji řeší nějakým zastaralým způsobem, typicky sdíleným diskovým prostorem, e-mailem a často to považuje za dostačující řešení. Postupně se však čím dále častěji objevují požadavky na dílčí řešení problematiky ESN například při řízení projektů, ale typická česká firma nemá nějaký strategický nástroj pro spolupráci. Ve světě se ESN už naopak dosti používají, a to s velmi dobrými výsledky. Rozdíl se dá přirovnat k tomu, že u nás uživatelé potřebují větší nebo rychlejší sdílený diskový prostor, zatímco na Západě chtějí pracovat rychleji, efektivněji, nápaditěji. Řečeno s Henry Fordem, u nás zatím firmy stále hledají rychlejšího koně místo automobilu.
Jaké přínosy tedy mohou nástroje ESN mít?
Přínosů je řada, dají se rozdělit na kvantifikovatelné a nekvantifikovatelné, tj. takové, které dobře změřit nejdou. Mezi kvantifikovatelné, měřitelné přínosy lze uvést podle mnoha respektovaných průzkumů například zvýšení efektivity marketingu až o 20 %, zvýšení obratu o 15 %, zvýšení produktivity firmy až o 30 %, spokojenosti nebo loajality zákazníků až o 20 %, úspěšnosti inovací o 20 % – nebo naopak snížení počtu e-mailů o -25 % a snížení počtu telefonátů o -50 %.
Mezi neměřitelné přínosy lze zmínit rozproudění myšlenek a komunikace napříč firmou, rychlé získání rady a pomoci, ucelené pochopení zákazníků, zlepšení informovanosti, pochopení základu problému, obnovení firemní identity nebo zrychlení nástupu zaměstnanců.
ESN je zkrátka velice univerzální nástroj a záleží na tom, na co jej použijeme.
Kvantifikovatelné a kvalifikovatelné přínosy ESN
Můžete uvést příklad zrychlení vnitropodnikové komunikace pomocí ESN?
Vhodné použití ESN se typicky týká případů, kde desítky až stovky lidí spolupracují nad nějakým obsahem, ke kterému se mají posbírat nějaké podněty, vyjádření, něco je potřeba sepsat, reportovat apod. Pokud se tyto záležitosti přesunou z e-mailové komunikace s rozesíláním příloh, sbírání odpovědí, jejich konsolidace, přepisování výsledků porad do prostředí ESN, pak zrychlení komunikace může být až o řád, takže to, co dříve trvalo několik týdnů, se dá s nasazením a využíváním ESN zvládnout za několik dnů. Podobně lze spolupráci urychlit z jednotek dnů na hodiny. A v tom je pro firmy spousta peněz.
Nesupluje ESN například systémy document managementu (DMS) nebo enterprise content managementu (ECM)?
Určitě ne, tyto oblasti se spíše prolínají a doplňují. Oblast spolupráce přes podnikové sociální sítě je totiž mnohem méně strukturovaná, často se jedná i o krátkodobé nebo ad hoc interakce mezi zaměstnanci. Naopak systémy typu DMS a ECM jsou typicky zaměřené na vytváření pevných struktur, taxonomií obsahu, nastavení přístupových práv, publikačních workflow atd.
Kdo ve firmě rozhoduje o pořízení ESN?
Vždy to bývá někdo z vedení společnosti. V menších firmách jde často přímo o ředitele, ve větších zase typicky o lidi, kteří mají na starosti strategii a rozvoj, interní komunikaci, nebo může jít třeba o výrobního ředitele, kterého zajímá zvyšování produktivity a zjednodušení komunikace v rámci divize nebo nějaké jiné organizační jednotky. Velký zájem o ESN vidíme i ve firmách, které hodně rostou a potřebují udržet zaměstnance propojené.
Samozřejmě se nabízí otázka, zda nástroje a řešení ESN nabízíme i lidem z IT oddělení. Není to nejčastější případ. Na rozdíl od běžných uživatelů jsou lidé z IT často spokojeni se stávajícími nástroji, které už mají nasazené, a ze své pozice necítí potřebu nic měnit, protože svýma technokratickýma očima zkrátka nevidí potřeby byznysu a celé organizace v širších souvislostech. Každá firma nemá CIO a pokud má, tak ne vždy se zapojuje do strategického řízení a rozvoje firmy. Jako dodavatel se zaměřujeme nejčastěji na domácí firmy střední velikosti (SMB), v kterých je CIO bohužel stále spíše člověkem, který mění tonery v tiskárně a nastavuje uživatelům Windows, než strategický partner vedení firmy.
Potkal jste někdy CIO, který by mohl rozhodnout o pořízení nějakého řešení, například právě ESN?
Ano, samozřejmě existují případy, kdy se CIO ve firmě na strategickém řízení podílí, pomáhá hledat nové nástroje, kterými by ji posunul dopředu. Toto jsou však spíše případy větších firem, které mají několik stovek zaměstnanců, a takový CIO pak většinou už má pod sebou nějakou organizaci, kde jsou administrátoři, projektoví manažeři apod. Zkrátka je to CIO, který IT nedělá rukama, ale hlavou. A takových je bohužel stále málo.
Které nástroje ESN nabízí Whitesoft?
Na jednu stranu jsme jako firma platformově nezávislým dodavatelem, na druhou stranu se snažíme naším zákazníkům poskytnout to nejlepší, co na trhu v oblasti ESN je. Největší smysl nám dávají produkty IBM Connections, a to jak z hlediska co nabízejí, tak ohledně poměru cena/výkon. Tento produkt bude za měsíc na trhu už deset let a každoročně získává několik mezinárodních ocenění. Zkrátka se jedná o špičku v této oblasti. Samozřejmě ale nabízíme i řešení jiných výrobců, například od firem Microsoft, Google a dalších.
obrázek: CC Oscar Berg
Co pro větší informovanost firem ohledně ESN děláte?
Jak už jsem se zmínil v úvodu, oblast firemní komunikace a vzájemné spolupráce zaměstnanců je u nás nedoceněná, máme oproti západním zemím co dohánět. Snažíme se proto tuto problematiku uživatelům ukazovat, evangelizovat, ať už zejména přímo s IBM, nebo s naším distributorem s přidanou hodnotou DNS. Pořádáme ve spolupráci s nimi semináře, workshopy, vytváříme lokalizované informační materiály, publikujeme v médiích… je toho docela hodně.