České firmy podle průzkumu společnosti Software602 výrazně zaostávají v digitalizaci. Třetina má velmi nízkou míru digitalizace a v rámci interních procesů tak řeší s její pomocí minimum provozních agend. Pro více než polovinu firem je překážkou digitalizace pocit, že ji nepotřebují.
Nízkou míru digitalizace firemního prostředí v ČR zmiňuje i letošní zpráva programu Evropská digitální dekáda (EU Digital Decade 2030). Ta stanoví mechanismus pro sledování pokroku digitalizace ve státech EU do roku 2030. Jako slabou hodnotí tato zpráva především digitalizaci malých a středních podniků (SME) v ČR. Údajně pouze 49,3 % malých a středních podniků má alespoň základní úroveň digitální intenzity, což je pod průměrem EU, který činí 57,7 %.
Třetina firem v ČR (téměř) nedigitalizuje
Podle průzkumu společnosti Software602 může být situace v oblasti digitalizace ještě méně optimistická. Kladené dotazy byly zaměřeny na digitalizaci 5 agend, se kterými společnosti rutinně pracují nebo by pracovat měly – elektronický podpis dokumentů, elektronické podepisování pracovních smluv se zaměstnanci, interní předávání a schvalování žádostí a dokumentů, napojení datové schránky a digitální archiv. Výsledky ale ukázaly, že 33 % firem má úroveň digitalizace skutečně velmi nízkou. V praxi to znamená, že nemá digitalizovány ani dvě z těchto pěti agend.
„Firmy mají největší zkušenosti s předáváním a schvalováním dokumentů. Obvykle začínají s digitalizací právě zde. Jde v podstatě o počáteční bod digitalizace celé firmy. Když zavádíte jakoukoliv novinku, je běžné, že se společnost rozdělí na nadšence, čekatele a odmítače. Ve srovnání s daty z Evropy můžeme vidět, že v ČR je skupina skeptiků větší, než je průměr v EU. Tím samozřejmě vzniká riziko, že české firmy přijdou o konkurenceschopnost, jelikož zahraniční firmy působící u nás mají ve většině případů digitalizaci procesů již zavedenou. Snad jedinou výjimkou je obsluha datové schránky, která je unikem českého trhu,“ shrnuje Pavel Žižka, marketingový ředitel Software602.
Překážky a motivace pro digitalizaci
Překvapením může být zjištění, že za malou mírou digitalizace v řadě firem není skutečnost, že by si neuvědomovaly její přínos. Významnou roli při jejich rozhodování hraje obava ze složité implementace nebo neochota ke změnám.
Prvotní digitalizaci firem iniciuje nejvyšší vedení, ale při jejím dalším rozvoji se do rozhodování zapojuje střední management, respektive specializovaná oddělení. V 76 % oslovených firem byla digitalizace obecně zahájena C-level managementem, ale například v případě elektronického podepisování smluv se zaměstnanci vyšel impulz od finančního nebo HR odděleni. V obou případech se podílely na zavedení procesů ze 24 %.
Pocit, že digitalizovat není potřeba, je bohužel nejčastější bariérou v rozvoji digitalizace. Ve třetině oslovených firem není digitalizace pro vedení prioritou. Pro 24 % firem jsou zase největším strašákem vysoké náklady na její implementaci. „Majitelé firem se v zavádění digitalizace často řídí pravidlem – Kdo nic nedělá nic nezkazí. To se ale zásadně mění s velikostí firmy. Čím je firma větší, tím vice kompetencí přechází z majitele na management a ochota ke změnám stoupá. Navíc se úměrně s velikostí firmy zvyšuje i strach ze ztráty konkurenceschopnosti, protože na jejím úspěchu je závislý větší počet lidí,“ hodnotí Pavel Žižka.
Naopak mezi hlavní motivátory pro digitalizaci uvádějí firmy zrychlení procesů (28 %) a stejný podíl firem uvádí jako hlavní motivaci i zjednodušení práce. Pětina společností pak uvedla, že pro zavedení digitalizace v jejich očích hovoří fakt, že se jedná o oborový standard a požadavek moderního způsobu fungování společnosti.
Digitální archivace v plenkách
Z průzkumu rovněž vyplývá, že digitální archivace zdaleka není v ČR standardem. V šanonech má uloženy papírové dokumenty až 85 % firem! Vlastním datovým serverem či centrem disponuje 43 % dotázaných a stejné množství jich uvedlo, že využívá dokumentové úložiště jako MS Sharepoint, Google Disk nebo jiné cloudové služby. Digitální archiv má jen 21 % firem.
„Disproporce mezi čísly u elektronického podepisování a profesionálního archivačního řešení je dána nízkou informovaností trhu o tom, jak digitální nástroje fungují a jak jsou provázány. Uložením elektronicky podepsaného dokumentu na pouhý sdílený disk se firma vystavuje nemalému riziku. Elektronicky podepsaný dokument je totiž potřeba po 5 letech přerazítkovat, abyste udrželi jeho platnost například pro soudní dokazování v případě sporu. To není možné v případě velkého počtu dokumentů zajistit lidskou silou, a právě to za vás řeší sofistikované digitální archivy,“ říká Pavel Žižka.
Nejméně využívanou novinkou je ve firmách podepisování smluv se zaměstnanci. Pouze 4 % firem tuto možnost využívá plně, 5 % pak částečně. Obvykle jde o společnosti, které mají digitálně řešeny i další HR úkony, jako je možnost čerpání benefitů zaměstnanci apod. „Tato nízká číslo jsou dána především tím, že možnost digitálně podepisovat pracovněprávní dokumenty existuje teprve od října 2023. Mnoho firem tak tento proces teprve zavádí či se na něj připravuje,“ říká Pavel Žižka a doplňuje: „Obecně však platí, že HR dokumenty patří k těm, které podniky nejvíce zatěžují a je nutné je nejdéle uchovávat. U evidenčních listů důchodového pojištění je to dokonce 45 let. Z toho důvodu je digitalizace HR agendy pro firmy s velkým počtem či velkou fluktuací zaměstnanců, naprosto klíčová.“
Software602 také uvedl 4 klíčová doporučení při zavádění digitalizace ve firmách:
- Digitalizovaný nepořádek: Před zavedením digitalizace je nezbytné mít pořádek v procesech a datech – pokud máte ve firmě nepořádek, budete ho mít dál. Jen digitalizovaný.
- AI – důvěřuj, ale prověřuj: AI je výborný nástroj – např. pro urychlování výběru kandidátů na určitou pozici nebo kompilaci e-mailů uchazečům v úvodních kolech výběrového řízení. Je ale nutné s AI zacházet opatrně – především dbát na legislativní nároky vyplývající z AI Act, GDPR a je rovněž nezbytné dbát na kontrolu aktuálnosti dat, se kterými AI pracuje.
- Postupně, hravě, pozitivně: Na zavádění AI jděte postupně a přidávejte postupně i procesy. Klidně při využívání například digitálních podpisů nebo potvrzování výkazů z pracovních cest se hodí uspořádat firemní soutěž, která nejpilnější / nerychlejší členy týmu odmění. Rovněž se nebojte zavádět prvky gamifikace a soutěživosti v digitálních školeních. Ptát se můžete např. na to, kde se nachází v kanceláři hasicí přístroje. A v neposlední řadě si získejte pro zavádění digitalizace ambasadory. Nadšence z řad zaměstnanců či kolegů, kteří pro digitalizaci a její výhody strhnou ostatní a pomohou překlenout období změn, které vždy provází komplikace.
- Neslibujte (interně) nesplnitelné: Nikdy negarantujte, že digitalizace povede k rušení pracovních míst. Slibujte si od ní především zefektivnění pracovních procesů. Produktivita práce stoupne vašemu týmu především díky tomu, že zaměstnanci budou vykonávat strategičtější práci a odpadnou jim rutinní úkoly.