Software pro školu s nejvyšším renomé

AMBIS je nejstarší a v současné době, co do počtu studentů, také největší soukromá vysoká škola v České republice. Od roku 2019 v této renomované vzdělávací instituci s úspěchem využívají ERP systém HELIOS.

 Škola má v současné době přes čtyři tisíce aktivních studentů ve studijních programech a oborech bakalářského a navazujícího magisterského studia především v ekonomických a bezpečnostních oborech. Portfolio nabízených studijních programů však neustále rozšiřuje.

Byla založena 17 převážně českými bankami a Bankovní asociací Praha a rozhodnutím Ministerstva školství, mládeže a tělovýchovy České republiky jí byl v roce 1999 udělen souhlas působit jako soukromá vysoká škola neuniverzitního typu.

AMBIS je součástí německé vzdělávací skupiny COGNOS AG, proto se zavázala k dodržování standardů kvality certifikátu kvality skupiny COGNOS (ISO 9001:2015), který škola získala v roce 2015.

Nefunkční outsourcing

Od roku 2017 měla společnost účetní, mzdovou a daňovou agendu outsourcovanou k externímu poskytovateli služeb, který používal svůj vlastní informační systém. Ostatní agenda školy pak byla zpracovávána prostřednictvím několika specializovaných softwarů.

„Outsourcing účetní, daňové a ani mzdové agendy se naprosto neosvědčil,“ konstatuje Ing. Jana Štuplová, finanční ředitelka. „Přestože jsme středně velká společnost, v AMBIS bylo třeba nemalého týmu pracovníků, kteří připravovali, tedy skenovali, agendu pro externí účetní společnost, neustále dohledávali podklady a opakovaně vysvětlovali externí dodavatelské společnosti interní procesy, dále po externí firmě kontrolovali zpracování a samotné zaúčtování agendy.“

Externí firma navíc vykazovala vysokou chybovost, která plynula jednak ze stále nedokonalé znalosti našeho interního prostředí, ale také z neustálé fluktuace a nedostatečné zkušenosti a praxe zaměstnanců dodavatelské společnosti.

„Dalším důvodem odchodu od ní bylo neustálé čekání na výkazy, přehledy a potřeba definování nových interních výkazů, které jsou nezbytné třeba k manažerskému rozhodování,“ dodává Ing. Milan Hála, manažer řízení procesů kvality a metodik informačních systémů. „Mnoho přehledů nebyla externí společnost schopna svým informačním systémem vůbec sestavit.“

Při požadavcích na nastavení elektronického schvalování dokladů dostávali pracovníci školy pouze přísliby, ale požadovaný systém nebyl externí firmou nikdy nastaven.

Celková práce s podporou externí dodavatelské společnosti byla pro pracovníky školy fyzicky a psychicky velmi nepříjemná a pro školu samotnou nákladově mnohem náročnější než zpětný insourcing této agendy do AMBIS.

Nastal čas pro změnu

„Před outsourcingem naší účetní a mzdové agendy jsme používali systém HELIOS Orange, se kterým byli jak můj předchůdce, tak vedení společnosti naprosto spokojeni. K outsourcingu bylo přistoupeno z důvodu očekávání úspory nákladů za finanční oddělení a zajištění větší zastupitelnosti a zbavení se „starostí“ s vedením vlastního účetního a mzdového oddělení. Jak ukázal čas, tento záměr výhodnosti outsourcingu nevyšel“, říká Jana Štuplová.

Po rozhodnutí k insourcingu byl HELIOS Orange a posléze novinka – HELIOS iNUVIO, která byla nyní škole dodavatelem nabídnuta – porovnáván s několika dalšími běžnými systémy. Nejdůležitějšími hledisky byly náklady, stabilita systému, naplnění technických parametrů pro naše firemní procesy a schopnosti, zkušenosti a přístup implementačního týmu společnosti, která bude informační systém dodávat a implementovat,“ vzpomíná s odstupem paní Štuplová. HELIOS byl tedy jasnou volbou!

Průběh implementačního procesu

Podle slov finanční ředitelky implementace nového systému probíhala profesionálně, přesně podle časového harmonogramu sestaveného Implementačním týmem systému HELIOS.

„Implementační tým byl vždy naprosto přesně připraven a s naším prostředím v nadstandardní míře seznámen,“ konstatuje a dodává: „Velice jsme ocenili, že tento tým byl nejen naprosto fundovaný v technickém prostředí HELIOS, ale měl perfektní teoretické a zejména praktické zkušenosti s účetní, daňovou a mzdovou agendou. Pomohl nám nastavit systém k úspěšnému zahájení vedení agendy v HELIOS iNUVIO a poskytoval nám odbornou i technickou podporu i pomoc při rozjezdu systému.

Za celou dobu implementační a stabilizační fáze se nestalo, že bychom zůstali bez podpory. Vždy nám někdo poradil, pomohl nastavit systém, doporučil úpravu procesu tak, aby fungoval. Pokud se vyskytl problém tak ze strany týmu HELIOS, projektového manažera i obchodníka byla vždy vůle a ochota problém řešit.“

Počáteční implementace byla dokončena na konci roku 2018. Termín převzetí agendy od externí společnosti byl nastaven k 1. 1. 2019. Tento termín byl dodržen a podařilo se plnit všechny úkoly, včetně daňových povinností.

K tomu Milan Hála dodává, že v HELIOSu stále nachází nové dosud nevyužité funkcionality, díky kterým mohou systém ještě vylepšovat.

Procesy i finance

Pokud se zeptáte – ať už Jany Štuplové nebo Milana Hály – na přínosy nového systému, především z pohledu procesů ve firmě, odpovídají s potěšením:

„Přínosy nového systému jsou pozitivní a značné. Je stabilní, přehledný, s jeho pomocí se nám podařilo zavést elektronické schvalování došlých faktur. Podařilo se nám mnohé procesy automatizovat nebo poloautomatizovat. Prostřednictvím datových extraktů ze systému HELIOS se podařilo propojit další systémy a tím usnadnit reporting či aktualizaci studentského systému. Nezanedbatelné je zefektivnění procesu správy a vymáhání pohledávek a možnosti přípravy přehledů, který nám umožňuje rychle a správně se rozhodovat.“

Velmi podstatné jsou však podle nich také přínosy v rovině finanční.

„Návratnost investice jsme odhadovali v časovém horizontu do jednoho roku. Skutečná návratnost investice nakonec byla necelých 9 měsíců,“ říká Jana Štuplová. „Bylo to dáno tím, že nám ubyly nemalé náklady za externí dodavatele účetních, mzdových a daňových služeb, přičemž ke stávajícímu internímu týmu bylo třeba doplnit „pouze“ jednu osobu zkušené a zodpovědné účetní. Ostatní odborně a prakticky zdatné osoby byly již ve firmě k dispozici – k předešlé kontrole, podpoře a asistenci externího dodavatele služeb.

Vzhledem k připravenosti a „natěšenosti“ interního týmu při implementace systému HELIOS se nám dokonce, vlastně i trochu neplánovaně, podařilo dostat se mírně pod původní odhad rozpočtu projektu, protože jsme ušetřili několik hodin v rámci následné stabilizační fáze.“

Klíčové moduly

Podle jeho slov současný systém umožňuje on-line schvalování prostřednictvím programu HELIOS, prostřednictvím klienta aplikace ZOOM na PC nebo na mobilním telefonu, přičemž lze tyto přístupy kombinovat. Automatické (volitelné) notifikace umožňují rychlou reakci schvalovatelů na nový doklad a vytvořené dataskopy umožňují pracovníkům finančního oddělení sledování toku dokladů pohodlně i mimo kancelář na jejich mobilních telefonech.

Dalším zajímavým modulem je podle něj i doplnění funkčnosti systému o možnost rozesílání SMS zpráv našim studentům přímo z modulu Fakturace – vždy nad vystavenou fakturou, kdy je protokolováno kdy, komu a jaká SMS byla zaslána, což má pro školu významný přínos v oblasti správy pohledávek.

V rámci využívání systému se časem ukázalo několik zajímavých faktů.

V nadcházejícím období plánuje škola začít využívat i moduly Finanční analýza a plánování a Business Inteligence.