Otázkou současnosti není, zda firmu digitalizovat, ale jak, protože digitalizace přestává být pouhou konkurenční výhodou. Stává se přímo existenční nutností a technologie Microsoft 365 je jedním z nejčastěji využívaných nástrojů pro podporu této transformace.
Odvrácenou stranou tohoto trendu je však celá řada mýtů spojených s digitalizací. Ty mohou být pro firmy mnohdy matoucí, bránit jim v dosažení plného potenciálu, který technologie Microsoft 365 nabízí a oddalovat inovace.
Mýtus č. 1: Jde o IT projekt
Jedním z nejčastějších mýtů je tvrzení, že nasazení nástrojů Microsoft 365 je IT projekt, který by mělo zajistit IT oddělení. „Tvrdit, že jde primárně o technickou migraci a pořízení předplatného služeb Microsoft 365, by bylo chybou. Skutečnost je mnohem rozmanitější. Pokud má Microsoft 365 firmě a jejím zaměstnancům přinést očekávané benefity, je třeba pojmout takový projekt jako celkovou změnu myšlení a přístupu ke každodenní práci,“ říká Michal Hanko, Business Development Manager ve společnosti Konica Minolta Business Solutions Czech.
Mýtus č. 2: Zaměstnance není potřeba školit
S celkovou změnou myšlení pak souvisí další rozšířený mýtus, podle něhož není nutné uživatele při zavádění nových technologií nějak zvlášť školit. Vyplývá to z toho, že současné moderní aplikace jsou uživatelsky velmi přívětivé a běžný uživatel chytrého mobilního telefonu a počítače to zvládne sám. „To je pravda pouze napůl. Dnešní aplikace jsou sice uživatelsky přívětivé a je snadné se je naučit používat. Problém však spočívá v tom, že i přes tuto jednoduchost je uživatelé nepoužívají. Neví totiž, proč by je měli používat, respektive v čem a jak by jim mohli usnadnit práci. A právě proto je tak důležitý proces , tzv. adopce, na který klade společnost Konica Minolta velký důraz. Platí totiž bezezbytku, že dokud firmy i jejich zaměstnanci nezmění své zažité pracovní rutiny a nepřestanou lpět na tradičních postupech, nikdy nevyužijí plný potenciál nových technologií,“ zdůrazňuje M. Hanko. Zkušenosti společnosti Konica Minolta totiž ukazují, že u mnoha firem končí digitální transformace samotným nákupem licencí a pořízením nových technologií a zcela se tak podceňuje jejich zavedení do praxe a efektivní využívání zaměstnanci.
Přínosy využití Microsoft 365
Technologie a nástroje služby Microsoft 365, jež společnost Konica Minolta využívá při digitalizaci, přinášejí jejím zákazníkům spoustu benefitů. Obsahují totiž širokou škálu nástrojů pro komunikaci, které umožňují zaměstnancům komunikovat a spolupracovat efektivněji bez ohledu na to kde jsou a zda využívají stolní počítač, notebook, tablet nebo chytrý telefon. Mezi takové nástroje nově nejčastěji patří Teams a Yammer, které postupně nahrazují komunikaci a spolupráci v Outlooku a také cloudová úložiště dokumentů SharePoint a OneDrive, které umožňují spolupráci na dokumentech v reálném čase. Vysoký důraz se samozřejmě klade také na bezpečnost a ochranu dat. Součástí Microsoft 365 je proto množství bezpečnostních funkcí, jako šifrování, autentizace nebo možnost monitorování a auditingu. Všechny tyto nástroje pomáhají chránit citlivá firemní data a aplikace před neoprávněným přístupem. A protože součástí cloudové služby Microsoft 365 je také Microsoft Power Platform, může být toto prostředí navíc velice snadno přizpůsobeno potřebám konkrétního zákazníka a rozšířeno o jednoduché i komplexní aplikace či vazbu na další firemní systémy.
Garik Hammer
