V mnoha firmách existuje jistá osoba, třeba asistentka, recepční nebo vedoucí kanceláře, která kromě své běžné pracovní náplně zastává i funkci jakési „vědmy“. Má totiž absolutní přehled o tom, kde se nachází jaký dokument, co ještě chybí podepsat, komu dokument dále předat nebo do kdy se má odeslat. Všemi oblíbená, vždy informovaná, ale často prakticky nenahraditelná. Co se tedy stane, když onemocní nebo odjede na dovolenou? Veškeré administrativní procesy se zpomalí, zastaví nebo dochází k jejich chybnému vyřízení. Řízení těchto procesů ale dnes můžete předat do „rukou“ IT technologiím… a firemní „vědmy“ se pak mohou naplno věnovat své vlastní práci.
Dnešní technologie nabízejí sofistikované systémy pro řízení procesů a oběh dokumentů. Ty vám mohou ušetřit významné finanční náklady, snížit časovou náročnost a předejít nežádoucím chybám ve zpracování dokumentů. Jak ale tyto systémy fungují? Co od nich můžete očekávat? A k čemu přesně vám mohou pomoci?
Multifunkční tiskárny jako základ
Pro využití automatizovaného řízení procesů je samozřejmě nezbytné mít všechny dokumenty v digitální podobě. Budeme-li tedy vycházet ze situace, že dostaneme například fakturu ve fyzické podobě poštou, začíná celý oběh dokumentu u multifunkční tiskárny, respektive u skenovacího zařízení. Následně se na řadu dostane software pro vytěžení informací, tedy elektronické zpracování předem definovaných údajů, a jejich následný import do dalších podnikových systémů. Možnost zpracování obsažených informací, jako je IČO dodavatele, částka, datum splatnosti, název dokumentu atd., vede k celkovému automatizovanému rozpoznání dokumentu a zahájení příslušného procesu. Tím může být odeslání ke schválení odpovědné osobě, předání dat do účetního systému a podobně.
Multifunkční tiskové zařízení vybavené funkcí vytěžování dokumentů, ve spojení se systémem pro automatizované řízení procesů, tak zastane práci i té nejinformovanější asistentky. Pohlídá data splatnosti faktur, termíny vyřízení smluv či objednávek nebo celý schvalovací proces dokumentů tak, aby nedošlo ke zpoždění či chybnému vyřízení.
Co je to proces?
Procesem může být i prosté každodenní přijetí faktury. V praxi to často vypadá následovně: Asistentka převezme příchozí fakturu, předá ji odpovědnému kolegovi k ověření a pak k jeho nadřízenému ke schválení. Nakonec fakturu odnese do účetního oddělení, kde je ručně přepsána do systému a založena do některého z všudypřítomných šanonů. Během tohoto procesu však nesmí dokument nikde ztratit či poškodit a navíc musí pohlídat, aby všichni včas podepsali, zkontrolovali či doplnili vše, co mají. Stejný proces v elektronické podobě vypadá mnohem jednodušeji: Papírová faktura je po přijetí naskenována a údaje z ní vytěženy a připraveny pro další využití v automaticky řízeném procesu. Systém pro řízení oběhu dokumentů sám pozná, o jakou fakturu se jedná. Automaticky ji nejprve odešle odpovědnému zaměstnanci k ověření, poté nadřízenému ke schválení a nakonec k proplacení. Systém rovněž sám hlídá termíny každého schvalovacího kroku i finálního proplacení. Tím účinně předchází možnému vzniku sankcí z prodlení. Data z faktury jsou rovněž automaticky přenesena do účetních nebo ERP systémů, což vede k časovým úsporám souvisejícím s jindy náročným přepisem. Tento fakt značně urychluje například firemní reportování, účetnictví, skladovací administrativu nebo jen prosté zpětné dohledávání dokumentů podle obsažených údajů. Nakonec je faktura automaticky uložena do elektronického archivu, kde je kdykoli snadno dohledatelná.
Nejsou některé procesy zbytečné?
Pro dosažení nejefektivnějšího způsobu oběhu dokumentů je vhodné provést nejprve odbornou analýzu firemních procesů, která odhalí nejen jejich nedostatky, ale otevře cestu i novým možnostem. Na základě výsledků této analýzy by vám profesionální dodavatelé dokumentových řešení měli navrhnout celkové řešení pro řízení oběhu dokumentů a jejich správu. Díky tomu zjistíte, jestli nejsou nějaké vaše procesy zbytečně složité, duplicitní nebo dokonce nepotřebné. Řešení by však mělo být vždy upraveno podle konkrétního zákazníka tak, aby odpovídalo jejím individuálním potřebám. Svou roli zde hraje nejen velikost či obor firmy, ale rovněž počet řízených dokumentů, jejich typ, množství sledovaných informací, složitost firemních procesů, počet odpovědných osob a podobně. Například Konica Minolta nabízí i samostatnou analýzu správného nastavení dokumentových řešení určenou nejen pro nové zákazníky, ale i pro firmy, které řízení procesů již využívají, ale dosud nezaznamenaly očekávaný efekt.
Správným nastavením firemních procesů a jejich automatizovaným řízením celkově zrychlíte administrativní fungování firmy, získáte větší přehled a kontrolu nad svými dokumenty, snížíte chybovost zpracování, zvýšíte bezpečnost a ochranu informací a v neposlední řadě můžete dosáhnout i významných finančních úspor.
Jaké úspory lze očekávat?
Jednou z oblastí, kde lze úspory poměrně přesně vyčíslit, je snížení časové náročnosti při vyřizování urgencí a upomínek nebo při samotném procesu extrakce obsahu dokumentů a následné práci se získanými daty. Systém dokáže automaticky vytěžit důležité údaje například z faktury a sám hlídá termíny či data splatnosti. Žádná asistentka tak již nemusí nic přepisovat, kontrolovat, hlídat, přeposílat ani odnášet. Správnost vytěžených údajů v elektronické podobě mohou uživatelé před jejich exportem do účetních nebo ERP systémů velice snadno verifikovat a celý proces lze zcela automatizovat bez nutnosti dalších zásahů.
Automatickou extrakcí údajů a správou elektronických faktur pak lze jednoznačně předejít možným sankcím za pozdní platby. U středně velké firmy, která obdrží 10 000 faktur ročně, se odhadují celkové úspory v této oblasti až ve výši 500 000 Kč ročně.
Více se o řízení firemních procesů a dokumentových řešení dozvíte zde.
Michal Grepl
Autor pracuje jako produktový manažer Konica Minolta Business Solutions Czech.