Cena za tisk představuje jeden z hlavních provozních nákladů. I když roky slýcháváme o bezpapírových kancelářích a jak jsou už za rohem. Samozřejmě, pokud máte ve sklepě soustruh, asi to není vaše hlavní starost. Avšak zaměstnání, u nichž sedíte většinu dne za počítačem, mají tendenci produkovat tištěné výstupy ve značném počtu. Tam, kde papír stále vládne, je pak sledování nákladů na tisk cestou, jak výdaje udržet na uzdě.
Na trhu existuje několik nástrojů, za něž nemusíte hned platit, a které malé firmě poskytnou základní možnosti sledování toho, co se s jejich tiskárnami děje. Jedním z nich je i volná verze tiskového řešení MyQ od stejnojmenné společnosti MyQ (dříve pod firmou Janus, místním distributorem značky Kyocera), která dokáže spolupracovat se zařízeními 26 výrobců a značek, celkem jde o více než 1800 modelů tiskáren a multifunkcí.
Instalace
Základem celého řešení je MyQ server, který pro svůj běh potřebuje ještě databázový server (v rámci instalace se nainstaluje Firebird) a Apache – administrátorská konzole je dostupná přes webové rozhraní. V podstatě jde o instalaci na jedno kliknutí, kdy postačí pouze zaškrtnout, co se má nainstalovat, a nastavit hesla. Program není nijak náročný, můžete ho pustit na v zásadě libovolný stroj s Windows. Instalace je velice jednoduchá, zvládne ji každý zkušenější uživatel, který často v menších firmách zastává i funkci jakéhosi IT správce. Software vyžaduje připojení k internetu.
Pro 11 zařízení zdarma
MyQ Free poskytuje základní sledování tisku podle uživatele, skupiny nebo tiskárny, kdy kromě tiskových úloh monitoruje i aktuální stav samotného zařízení. MyQ je tak v podstatě servisní a tiskový modul v jednom. Ve volné verzi můžete s jeho pomocí řešit až 11 zařízení.
Jejich propojení s programem přitom není nijak náročné. Na domovské stránce programu k tomu slouží funkce „Vyhledat tiskárny“. Kromě plně automatického režimu, kdy se program pokusí najít všechny tiskárny v síti, je k dispozici i možnost přidat tiskárnu ručně. Po nalezení tiskárny můžete ty, které chcete sledovat označit a přidat do seznamu. Poté je nutné příslušné tiskárny aktivovat. Ovladače k podporovaným zařízením jsou obsaženy přímo v MyQ, takže není třeba je odnikud stahovat. Pokud se nepodaří tiskárnu aktivovat, znamená to obvykle, že se jedná o nový model. V takovém případě lze výrobce požádat o přidání podpory pro toto zařízení. MyQ garantuje přidání nových modelů zdarma.
Počítadlo úloh
MyQ pracuje s interním počítadlem tiskárny/MFP, a tak v přehledu tiskáren máte k dispozici nejen počet vytištěných stran (skutečně vytištěných nikoliv třeba zaslaných a následně zrušených úloh, což bývá problém některých jednodušších freewarů), ale vidíte i hladinu tonerů a stav samotné tiskárny. Zobrazena je i přidělená IP adresa, kdy kliknutím na ni otevřete primární webové rozhraní samotné tiskárny, tak jak ho dodává výrobce. Podobně MyQ poskytuje přehled a stav tiskových úloh jak u tiskáren, tak uživatelů, včetně možnosti je jich zrušení apod. Lze omezit i přístup k tiskovým úlohám a k dispozici máte podrobnou historii tiskových úloh, včetně času atd.
Počet uživatelů bez omezení
Počet uživatelů není v MyQ Free omezen, ale založit můžete pouze dvě uživatelské skupiny. Víc jich volná verze nepovolí. Což asi odpovídá potřebám malé firmy, i když bych uvítal možnost přidat třetí. Pokud využiji možnost zapojit do systému 11 strojů, lze předpokládat, že mám více oddělení, která bych chtěl sledovat – např. výroba/expedice, administrativa a vedení.
Omezen není ale počet skupin, do kterých lze řadit tiskárny, takže určitá obezlička se najde. Není to ideální, ale pokud potřebujete sledovat náklady napříč společností, kdy neřídíte výstup uživatele na jeden pevně přidělený stroj, ale necháte mu volbu podle potřeby, takže křížově se vám protínají skupiny jak podle tiskáren, tak uživatelů, budete potřebovat placenou verzi. Ta totiž nabízí přihlašování a synchronizaci uživatelů s využitím již existujících profilů v rámci LDAP.
Přehledy a sestavy
Po aktivaci tiskáren a nastavení uživatelů/skupin je to vlastně již rutina a jediná záložka, která vás bude zajímat, jsou sestavy. V MyQ Free jsou k dispozici pouze základní přehledy podle uživatele, skupin, tiskáren a výstup sleduje pouze jeden režim identifikace uživatele. Získáte tak rámcový přehled co a kolik se toho v celé síti/firmě vytiskne, což slouží jako podklad pro hrubý výpočet nákladů.
Nicméně pokud vaše náklady na tisk představují větší částky, je potřeba pro rozúčtování a podrobnější zachycení nákladů zvolit placenou verzi. Ta umožňuje vytvořit pro každý stroj samostatný ceník, který lépe zachycuje skutečné náklady. A k dispozici je i verze s přepočtem nákladů přímo podle pokrytí jednotlivých stránek.
Kromě sledování nákladů ale můžete MyQ využít i pro řešení přístupu k samotným tiskárnám a zvýšení bezpečnosti. Pro využití těchto funkcí je možné k tiskárně dokoupit Embedded (integrovaný) nebo hardwarový terminál, který pracuje jak s placenou, tak i free verzí MyQ.
Tento modul umožňuje díky integrované čtečce používat i při bezplatné variantě MyQ identifikaci s využitím PIN kódů, čipů nebo bezkontaktních karet přímo na tiskárně a rozšířit tak možnosti zařízení o zabezpečené kopírování, přesné účtování kopírovaných úloh, zabezpečené skenování nebo follow me tisk (odložený tisk), kdy se úloha odesílá do osobní tiskové fronty a lze ji vytisknout na libovolném zařízení v síti, ke kterému se uživatel přihlásí.
Zadarmo pro malé firmy ideální volba
MyQ Free je dobrý nástroj pro malé firmy, které chtějí mít náklady na tisk pod větší kontrolou, ale stále je počítají spíše nahrubo nebo potřebují vyřešit v malém měřítku vyšší bezpečnost tisku (s využitím Embedded nebo hardwarového terminálu). S trochou přehánění můžeme říci, že s MyQ Free zjistíte, že vám zaměstnanci kradou papír, protože nákup balíků zhusta neodpovídá počtu realizovaných výtisků, budete vědět, který stroj je příliš zatěžován, zjistíte, kolik vás stojí v průměru tisk na oddělení, kolik toho potřebuje vytisknout účetní, jestli někteří uživatelé netisknou podezřele mnoho úloh, ale nezjistíte, kolik vás stojí vytištění manuálu, protože nemáte k dispozici členění podle úloh. Nevynutíte si, aby se tisklo s využitím duplexu, nevíte, zda vysoká spotřeba barvy je dána tím, že prezentace jsou natolik zahlcené grafy nebo si prostě jenom někdo vytisknul grafiku s 80% pokrytím stránky.
Jednoduché rozšíření možností
Dobré na celém řešení je, že tyto přehledy a funkce jsou pouze uzamčené a upgrade je velice jednoduchý. Prostě zakoupíte licenci a stávající číslo přepíšete novým, které vám odemkne požadované funkce. A asi největší výhoda je to, že vyzkoušení je vcelku bezproblémové a lze to udělat i při normálním provozu firmy. Než se rozhodnete ho nasadit v celé firmě, můžete si ho nainstalovat na váš desktop a přidat pouze jednu, dvě tiskárny, abyste zjistili, zda je MyQ tím pravým řešením i pro vás. Odinstalace je pak opět jednoduchou záležitostí – MyQ vám prostě systém/síť nijak nezaneřádí.
Osobně považuji MyQ Free spíše za nástroj, kdy nechcete na zaměstnance nasazovat pořádný bič, ale potřebujete, aby si uvědomili, že tisk firmu něco stojí a vedení ví, co a kdo s jejich zařízením provádí. Náklady sledujete na desetníky a nějaká ta vytištěná skripta vás zase tolik netrápí. Pokud ale fakturujete projektově a klientovi účtujete každou vytištěnou stránku, která v rámci aktivit pro něj vznikla, potřebujete samozřejmě placené verze. Ty existují ve verzi Business a BusinessPro.