Manažerský semafor zjednodušuje administrativní procesy spojené se schvalováním a podepisováním dokumentů a pomáhá s identifikací jejich rizikovosti.
Společnost Gordic představila nástroj Manažerský semafor. Manažeři a vedoucí pracovníci se potýkají s rostoucím objemem elektronických dokumentů, které vyžadují jejich schválení. Manažerský semafor, rozšíření aplikace Elektronické podpisové knihy (EPK), jim pomáhá zjednodušit proces klasifikace dokumentů podle jejich rizikovosti a optimalizovat jejich zpracování na mobilních zařízeních.
Administrativní úkony spojené s podepisováním dokumentů mohou být náročnou rutinou pro každého manažera, s nárůstem objemu dokumentů vyžadujících schválení navíc roste i míra nebezpečí podpisu rizikového dokumentu.
Efektivita a bezpečnost
Manažerský semafor umožňuje autorizovaným pracovníkům efektivněji řídit jejich pracovní agendu, zatímco zachovává bezpečnost a kontrolu nad procesem podepisování a schvalování elektronických dokumentů. Nástroj využívá funkci barevného označování dokumentů na základě míry rizika podle předem stanovené metodiky – barevné označení žádostí zjednodušuje pracovníkům rozhodování a prioritizaci úkolů, přičemž barvy představují různé úrovně rizika: zelené žádosti mohou být podepsány hromadně, žluté a červené vyžadují individuální kontrolu.
Metodiku identifikace dokumentů, pořadí barev i jejich význam a počet lze přizpůsobit potřebám každého zákazníka, bez ohledu na typ nebo velikost organizace.
Hromadné podepisování elektronických dokumentů
V rámci své EPK nyní Gordic nabízí i funkci hromadného podepisování dokumentů v asynchronním režimu, což podle firmy výrazně zvyšuje produktivitu práce. Uživatelé ověřují žádost k podpisu pouze jednou pro více zvolených dokumentů, přičemž jim tato asynchronní funkce umožňuje pokračovat v práci, zatímco se dokumenty podepisují. Ukončení procesu podpisu je následně oznámeno prostřednictvím notifikace v EPK.
„Každý manažer denně schvaluje a podepisuje množství dokumentů a je důležité rozlišit, které z nich jsou rutinní a kterým je naopak nutné věnovat zvýšenou pozornost. V tom mi manažerský semafor velice pomáhá. Můj sekretariát mi podle nastavené metodiky označuje rizikové dokumenty, kterým se před schválením věnuji více. Šetří mi to hodně času a umožňuje se více soustředit na skutečně klíčové dokumenty, úkoly a procesy,“ říká Jaromír Řezáč, generální ředitel Gordicu.