Tisková řešení pro malé firmy – 1. část

Jak vypadá firemní tisk dokumentů v malé firmě? Jednoúčelové tiskárny postupně mizí a úspěšně je nahrazují multifunkční zařízení. Inkoustová technologie se prosazuje i ve větších objemech tisku, fax dosud nezemřel a tisk z mobilních zařízení je doplňován či nahrazován cloudovými službami.

Bezpapírová kancelář je mýtus

Bez papíru to ani letos nepůjde. O bezpapírové kanceláři se mluví déle než 20 let a přestože by si řada ekologicky smýšlejících uživatelů přála, aby se jejich sen, šetřící naše lesy, naplnil, máme k němu stále velmi daleko. Otázka nezní: Kdy se obejdeme bez tisku? Ale zda vůbec… Řadu dokumentů lze zpracovat elektronicky, opatřit je důvěryhodným podpisem či certifikátem, je možné je přečíst na monitoru počítače, na displeji mobilního telefonu či tabletu, případně je promítnout na projekčním plátně nebo zobrazit na obrazovce chytré televize. Ale to stále neznamená, že tiskárny a multifunkce „melou z posledního“. Opak je pravdou.

Tisk ve firmě: Jednoúčelová zařízení nahradily multifunkční stroje

Miliardový byznys

Jedno starší přísloví tvrdí, že o peníze jde až v první řadě. O jak velký objem finančních prostředků vlastně jde? Podle odhadů odborníků se v České republice roce 2014 prodalo přes 200 000 kusů tiskáren a multifunkčních zařízení s laserovou, LED a inkoustovou technologií tisku. Jejich hodnota výrazně přesáhla 1,3 miliardy korun (jen za samotná zařízení), další stovky milionů se ročně vynakládají na nákup spotřebního materiálu (tonery, inkousty, papíry) a související služby. Mezi nejúspěšnější výrobce se podle počtu prodaných kusů řadí HP, OKI, Canon, Epson, Samsung, Xerox a Brother. Mezi dravou a zdravou konkurenci můžeme zařadit také tisková řešení Konica Minolta, Kyocera Document Solutions, Ricoh, Lexmark a Dell.

Novinky ve firemním tisku na CeBITu 2015

Všem zmíněným firmám jsme umožnili vyjádřit názor k tématu firemního tisku. Zajímalo nás, jaká tisková řešení mohou nabídnout pro menší společnost, která zaměstnává 10-20 zaměstnanců, počítá s objemem 5-20000 výtisků měsíčně, požaduje zejména zpracování dokumentů formátu A4 s možností barevného a oboustranného tisku a počítá i s převodem a ukládáním doručených papírových dokumentů do e-mailové schránky a interního či externího úložiště. S nabídkou jednotlivých společností vás postupně seznámíme v dalších článcích.

Fax dosud nezemřel

Během návštěv několika veletrhů, při tematických rozhovorech, porovnání nabídek tiskových řešení a také při testování jednotlivých produktů nás zaujalo několik zjištění. Prvním překvapením byla přítomnost faxových modulů u mnoha zařízení. V době, kdy se přes 97 procent populace naučilo používat elektronickou poštu, nám to připadlo celkem nadbytečné. Z vyjádření výrobců a prodejců však vyplynulo, že faxový modul je důležitý pro přibližně 15 % zákazníků. Fax využívají pro rychlou komunikaci s menšími pobočkami, případně se zahraničními partnery. Příchozí podepsaný faxový dokument je pro ně mnohdy cennější (a rychlejší) než certifikovaný a zaheslovaný PDF soubor, pro jehož přečtení musí nastartovat počítač.

Mobilní tisk zatím nezaujal

Druhým zajímavým faktem byla dostupnost mobilního tisku. Přestože je v ČR víc mobilních telefonů než je počet obyvatel, o možnost tisku z mobilního telefonu či tabletu se zajímá velmi málo firemních zákazníků. Přímo se na něj zeptají jen 3 % lidí, kteří hledají multifunkční zařízení pro firmu. Ostatní mlčky předpokládají, že podpora mobilního tisku nechybí, případně si dokážou představit, že by se tisk dal zabezpečit jiným způsobem, například přeposláním dokumentu do počítače a následným vytištěním. Dobrou zprávou je, že řada nových zařízení je na „mobilní vrtochy“ zákazníků připravena. Mobilní tisk je po nainstalování příslušné aplikace do chytrého telefonu dostupný s využitím Wi-Fi komunikace (přímo s tiskárnou jako přístupovým bodem nebo přes Wi-Fi router).

Novinky ve firemním tisku na CeBITu 2015

Tiskárny jsou v cloudu jako doma

S mobilním tiskem souvisí i stále širší využití cloudových služeb. Dokument si uživatel odešle ze zařízení (telefonu, tabletu i počítače) na zvolené cloudové úložiště a vytiskne jej na kterékoliv tiskárně, která k němu má zabezpečený přístup. Cloud přitom neslouží jen jako úložiště pro tiskové úlohy z mobilních zařízení, ale je využíván i jako místo pro ukládání připravených formulářů, tiskových sestav a dokumentů skenovaných ze skla multifunkčního zařízení nebo z nástavce průchodového skeneru.

Dotykové ovládání se prosazuje stále víc

Vybírat multifunkční zařízení jen podle ovládacího panelu může být kontraproduktivní. Řada uživatelů, kteří budou jen tisknout, výhody panelu nikdy nemusí zjistit ani posuzovat. Administrátoři tiskáren a podnikových sítí si také přijdou na své jen při prvním nastavování. Je jim jedno, zda se prokoušou nabídkou pomocí tlačítek nebo na dotykovém displeji, pro další sledování tiskárny, stavu spotřebního materiálu a statistik vytištěných úloh využijí webové rozhraní každého stroje, případně utility pro správu více zařízení najednou.

Ovládací panel tiskárny Samsung na CeBITu 2015: Čeština mu není cizí

Přesto je vhodné ukázat třetí trend, který se ve firemním tisku objevuje. Je jím změna ovládání samotného multifunkčního zařízení. Před několika lety platilo, že dotykový displej se vyplatí zabudovat jen do velké chodbové (koridorové) tiskárny. Menší zařízení pro malou pracovní skupinu bývaly vybaveny běžnými tlačítky, monochromatickým displejem, případně jen stavovými diodami.

Loňské a letošní modely naznačují, že displeje s dotykovým ovládáním se prosazují i u produktů s menším měsíčním objemem tisku a kopírování. Nelze se tomu divit. Díky rozšíření chytrým mobilních telefonů je řada uživatelů zvyklá posunovat obrazovky a ťukat na displej. Připadá jim to přirozené a intuitivní. Proto podobné ovládání hledají i multifunkčních zařízení a výrobci jim konečně vycházejí vstříc. Jestliže jsem naznačil, že pro tiskové úlohy je dotykový panel nadbytečný, pak v případě kopírování a skenování dokumentů jsou jeho výhody (snadná obsluha a přehlednost) neoddiskutovatelné.

Mohlo by vás zajímat: