Vyzkoušeli jsme Google aplikace pro týmovou práci

Team Edition je novou součástí služeb Google Apps, která nabízí kancelářské webové aplikace. Balíček podnikového softwaru by měl firmám usnadnit práci s dokumenty a informacemi. Google chce, aby uživatelé přestali používat tradiční výrobky Microsoftu pro zpracování textu, tabulkové procesory, prezentace a aplikace pro plánování a přešli na webové aplikace Google. Otestovali jsme možnosti nové aplikace a zjistili jsme, že systém obsahuje výrazné chyby.

Doposud platilo, že když si uživatel nebo firma chtěli vytvořit nový účet na Google Apps, museli požádat oficiální cestou správce sítě. Nyní se může do systému zaregistrovat každý a nemusí zatěžovat IT oddělení firmy nebo správce sítě. Systém je postavený tak, že když se nyní chce firma zaregistrovat k užívání Apps, může tak učinit kterýkoliv zaměstnanec a stát se správcem služeb Google Apps. Dotyčný správce už poté přidává další zaměstnance firmy.

Do spuštění předchozích verzí Apps Standard a Premium muselo být zahrnuto IT oddělení firmy, které muselo registrovat doménu a centrálně spravovat všechny firemní uživatele. Jak uvedla Rajen Sheth, senior product manager pro Google Apps, mohou nyní zaměstnanci libovolně využít Google Docs nebo Google Calendar pouhým zadáním e-mailové adresy při registraci. Pokud se firma rozhodne přejít z volné verze Team Edition na centrální správu služby, mělo by to být podle Sheth jednoduché. Google tím chce zřejmě přinutit uživatele z firem, kteří hodlají používat Google, aby tuto službu doporučili svým správcům sítě.

Jak to (ne)funguje

Administrátoři mohou centrálně spravovat služby Google pro organizace a rovněž mají možnost využít doplňkové funkce. Správce může nastavit jistá omezení pro všechny uživatele. Jde například o omezenou možnost sdílení dokumentů nebo informací v kalendářích s externími uživateli. Je možné přidávat a přesunovat uživatelské účty, vytvářet uživatelské internetové adresy pro jednotlivé aplikace k jednoduššímu zpřístupnění a používat rozhraní API k integraci Google Apps s ostatními IT systémy, které vaše firma nebo škola používá.

V hlavní nabídce Apps si můžete vybrat mezi dvěma možnostmi registrace. První je bezplatná verze Google Apps Standard a druhá verze Premier je placeným servisem za 40 eur. Zvolili jsme verzi registrace zdarma. Objevila se stránka pro výběr doménového jména s výběrem dvou možností přihlášení. První s tím, že už doménu vlastníte. Druhá, když doménu nemáte, s vyhledáním dostupného doménového jména. Tím, že nejsme v Google Apps registrovaní, jsme logicky zkoušeli přihlášení druhou možností. Zde jsme ovšem narazili. Při zadání jakékoliv domény aplikace hlásila chybu serveru nebo nemožnost zaregistrování domény. Dali jsme Google ještě šanci a test odložili na druhý den.

Google Team Edition jsme také zkoušeli pro existující doménu ITBIZ.cz. Tyto účty jsme dříve používali pro přístup ke sdíleným kalendářům aplikace Google Calendar. V jejich možnostech je, aby všichni spolupracovníci zapisovali plánované události na jednu plochu kalendáře a každý viděl, co má jeho kolega v plánu, kdy je firemní porada a podobně. Jde o sdílení důležitých informací, které jsou přehledně seřazené, což napomáhá firemní komunikaci. Bohužel ze záhadných důvodů se naše kalendáře ze všech účtů domén ITBIZ.cz přestaly zobrazovat ostatním zaměstnancům firmy. Museli jsme to vyřešit novou registrací Google účtů pro úplně jiné e-maily a opětovným nastavením všech firemních kalendářů. Po přihlášení do již existujících účtů se navíc zobrazovala chybová stránka. Druhá z možností nás odkazovala na adresu „http://calendar.google.com/hosted/null“, která navíc nefungovala. To není příliš dobrá vizitka pro Google.

Při dalším pokusu jsme se chtěli do aplikace přihlásit pouze prostřednictvím soukromého mailu. Google prezentoval Team Edition jako možnost pro každého přihlásit se a využívat nabídky služeb. Z toho by se dalo očekávat, že by registrace ze soukromé e-mailové adresy na některém z mnoha bezplatných e-mailových serverů mohla být možná. Systém Team Edition ovšem zadání soukromého mailu posunul na další již známou stránku s nabídkou pro vlastníky a uživatele domén, kde jsme tedy zkoušeli zadávat naši adresu na @centrum.cz. To však systém opět neakceptoval a informoval nás, že doména byla zaregistrována a někdo ji vlastní.

Když se nám nepodařilo přihlášení ani ze soukromého mailu, vyzkoušeli jsme registraci domény, kterou máme pod svoji kontrolou. Na úvodní stránce Google Apps jsme se zaregistrovali e-mailovou adresou s doménou Začínej.cz. Nabídka nás posunula na dobře známou stránku nabídkou registrace s volbou pro vlastníky domény a ty, kteří doménu nemají. Po zadání user@zacinej.cz nás aplikace opět nikam nepustila a objevilo se pouze oznámení Not found Error 404.

Všichni jsme v týmu

Nečekali jsme, že tato nová verze bude plná chyb. Některé z nich však Google postupně odstranil, a tak další, v pořadí už několikátá, zkušební registrace proběhla bez problémů. Nejprve jsme vyzkoušeli registraci pro doménové jméno, které nám patří. Podobně bude postupovat zaměstnanec ve firmě, když se rozhodne pro svůj tým zřídit účet v Google Team Edition. Registrace do aplikace tentokrát proběhla v pořádku a na e-mail nám dorazil potvrzující odkaz. Bez ověření není možné účet používat a uživateli se při pokusu o přihlášení zobrazí informace o nutnosti aktivace. Jakmile je e-mailová adresa ověřena kliknutím na odkaz v e-mailu, může se uživatel přihlásit.

Po přihlášení se zobrazí přehled všech možných služeb a asi nejdůležitější tlačítko „Invite more users“ pro přidání dalších lidí z týmu. Pokud by byl uživatel náhodou administrátor, nabízí systém na samostatné stránce možnost zadání kontaktního e-mailu, přičemž adresa musí být mimo zadanou doménu. Je to zřejmě z důvodu, aby měl Google možnost kontaktovat správce v případě, kdy nebude fungovat původní doména například kvůli výpadku. V našem prvním testu jsme ovšem zkoušeli, jak bude systém fungovat bez účasti oddělení IT. Pozvali jsme proto nové uživatele. Rozesílání pozvánek je ovšem omezeno pouze na vybranou doménu – pokud tedy ve firmě používáte více různých internetových domén, budete muset pro každou zřídit vlastní účet. Chcete-li sdílet například kalendáře nebo dokumenty třeba s dodavateli, stačí použít příslušnou funkci pro sdílení přímo v těchto aplikacích.

Takto funguje pozvání nových uživatelů.

Pokud již pozvaný uživatel používá Google, zobrazí se při pokusu o novou registraci varování. Dříve samostatný účet se totiž může dostat pod kontrolu správce dané domény. Platí to ovšem jen tehdy, když se správce dané domény rozhodne převzít správu Google Apps. V případě, že vám tato skutečnost nevadí, zadáte své údaje a tím získáte přístup ke všem aplikacím. Každý uživatel může navíc pozvat další zaměstnance z firmy. Všichni uživatelé jsou ohledně práv rovnocenní, a tak může kdokoliv změnit všem uživatelům například používanou barevnou kombinaci.

Když chcete vstoupit do hry

Co se stane ve chvíli, kdy se správce sítě rozhodne uživatelům zakázat používání týmové verze Google Apps? Jak získat takto spravovanou doménu pod vlastní kontrolu? Správce sítě nebo vedení firmy nemusí být zrovna nadšené, když se dozví, že firemní dokumenty spravují zaměstnanci mimo síť a pomocí webového prohlížeče. Naštěstí je možné se nově registrovat jako další uživatel a následně využít možnosti zadat e-mail na příslušné stránce pro správce domény.

Úvodní část Google Team Edition

Po zadání e-mailu, který musí být umístěn na jiné doméně, si vyberete způsob ověření. Můžete nahrát HTML soubor s názvem googlehostedservice.html, který obsahuje Googlem vygenerovaný kód, do webového prostoru vybrané domény. Druhou možností je změna CNAME záznamu domény v DNS tak, aby obsahoval vygenerovaný kód a směřoval na google.com.

V našem testu jsme vyzkoušeli ověření pomocí souboru. Jakmile jsme na FTP nahráli soubor a klikli na tlačítko pro ověření, přepnula se Google Team Edition do verze Standard Edition a správa všech uživatelů přešla pod naší kontrolu. Nutno ovšem podotknout, že zatímco v předchozí verzi je počet uživatelů neomezený (alespoň jsme si žádného upozornění na počet uživatelů nevšimli), standardní edice vám umožňuje vytvořit jen 200 účtů a nemůžete ji přepnout zpět na původní Team Edition.

Jiří Kocourek, Radim Hasalík